Rechnungsprüfung RAPS/SOA
Rechnungs-Ausgangs-Prüfungs-System – die Entwicklung RAPS der ORBIT ist eine elegante Lösung, die zeigt, wie eine Serviceorientierte Architektur (SOA) aussehen kann und welchen Nutzen sie bringt.
Hundert Rechnungen im Monat auf Plausibilität etc. zu prüfen, lässt sich noch prima per Hand erledigen. Bei tausend Rechnungen wird’s anspruchsvoller. Bei 500.000 Positionen, so sollte man meinen, wird für diese Aufgabe eine IT-Lösung eingesetzt. In der Tat war es bei einer Gruppe von Kunden der ORBIT aber bis vor kurzem noch anders: Die Prüfung wurde manuell mit einer Tabellenkalkulation vorgenommen. Die Unternehmen arbeiten eng zusammen, daher fallen bei der Leistungsverrechnung jeden Monat eine halbe Million zu überprüfende Rechnungspositionen an.
Um hier einen neuen, zeitgemäßen Workflow zu schaffen, wurde ORBIT ins Boot geholt. Ihre Kompetenz bei Datenbanken und speziell im Billing- und Ordermanagement machten ORBIT zum Partner der Wahl. Ziel war eine datenbankbasierte und mandantenfähige Lösung, die vorhandene IT-Strukturen und Voraussetzungen berücksichtigt.
Baustein für Baustein mehr Flexibilität
Ausgangspunkt der Entwicklung war demgemäß die gründliche Analyse der abzubildenden Geschäftsprozesse sowie der technischen Bedingungen durch das Projektteam der ORBIT. Aus den Resultaten dieser Vorarbeiten, dem Kundenwunsch und dem Know-how der ORBIT entstand schließlich eine maßgeschneiderte Lösung: das Rechnungs-Ausgangs-Prüfungs-System (RAPS).
Die primäre Aufgabe von RAPS ist es, rechnungsbegründende Unterlagen einzulesen, mit Vormonatswerten zu vergleichen, Auffälligkeiten zu markieren und Korrekturen zu ermöglichen. Des Weiteren ermöglicht RAPS die Freigabe der Daten und die Weiterleitung an nachgelagerte Systeme (z. B. SAP).
Die diversen Bausteine der serviceorientierten Architektur bieten den ORBIT-Kunden nicht nur die gewünschte Flexibilität, sondern sind auch extrem nutzerfreundlich. Über einen Webbrowser greifen die Mitarbeiter im Controlling mit einer sicheren Verbindung auf die Daten zu und können sie komfortabel bearbeiten.
Das von ORBIT geschaffene Framework auf dem Applikationsserver sowie die Datenbank des ORBIT-Partners Oracle bleiben im Hintergrund. Auf dem Applikationsserver ist das ORBIT-Framework installiert. Es ist zuständig für den Zugriff auf die Datenbank, die Generierung von HTML-Seiten, die Benutzer- und Rollenverteilung, die Steuerung sämtlicher Prozesse etc. Für alle Prozesse wie Dateitransfer, Import, Validierung ist der Applikationsserver die übergeordnete Instanz.
Ergonomie für gut befunden
RAPS berücksichtigt weiterhin nicht nur die Wünsche der Administratoren, sondern auch die der Nutzer. Am Interface-Design wurde zusammen mit den Ergonomie-Experten der Kunden so lange gefeilt, bis eine nahezu selbsterklärende Benutzeroberfläche entstand. Weitere Unterstützung bietet eine Online-Hilfe, deren Basis mit Hilfe von RoboHelp erstellt wurde. Auch dieser Aspekt des Systems wurde explizit für gut befunden.
