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ORBIT Absence Manager – Abwesenheitsmanagement im Team

Mit dem ORBIT Absence Manager können Sie ... 

  • Abwesenheitsplanungen im Team erleichtern
  • sicherstellen, dass Kund*innen und Kolleg*innen auch über ungeplante Abwesenheiten informiert sind
  • Outlook-Abwesenheitsnotizen standardisieren

Easy angebunden an Ihren Microsoft Exchange!

ORBIT Absence Manager (OAM) – teamübergreifend, digital, integriert

Mit dem ORBIT Absence Manager organisieren Sie alle geplanten und ungeplanten Abwesenheiten in Ihren Teams. Nahtlos integriert in Microsoft Exchange und damit eine perfekte Ergänzung zu Office 365.

Ihre Mehrwerte!

So funktioniert's!


Ihre Mehrwerte mit dem Absence Manager

Übersichtliche Kalenderansicht

Nutzen Sie die Online-Kalenderansicht für das Abwesenheitsmanagement im Team.

Das bringt’s:

  • Alle Abwesenheiten im Team auf einen Blick
  • Sofort erkennen, wer Vertreter*in ist
  • Engpässe bei der Urlaubsplanung vermeiden

Einheitliche Outlook-Abwesenheitsnotizen

Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, vorformulierte Abwesenheitstexte zu verwenden. 

Das bringt’s:

  • Professionelle Außenwirkung durch zentral gepflegte Textvorlagen
  • Automatische Aktualisierung für Zeitraum ud Vertretung in allen Abwesenheitsnotizen

Abwesenheiten für Mitarbeiter*innen einstellen

Sorgen Sie für die Benachrichtigung derer, die Ihnen eine E-Mail schreiben – auch während einer ungeplanten Abwesenheit.

Das bringt’s:

  • Auch bei spontanen Ausfällen können berechtigte Kolleg*innen Outlook-Abwesenheitsnotizen aktivieren.
  • Zeitraum der Abwesenheit sowie Name der Vertretung werden jederzeit an Kund*innen und Kolleg*innen kommuniziert
  • Sie entscheiden, wer die Berechtigung für diese Funktion erhalten soll. Bspw. Teamleitung oder Personalverwaltung

Automatisierte Abwesenheitsnotizen

Schluss mit dem händischen Aktivieren der Außer-Haus-Funktion und dem Bearbeiten der Abwesenheitsnotiz in Outlook! Geben Sie einfach Ihre Abwesenheit in den Absence Manager ein – der Rest passiert von allein. 

Das bringt‘s:

  • Außer-Haus-Funktion in Outlook wird automatisch aktiviert
  • Zeitraum und Vertretung werden in der Abwesenheitsnotiz automatisch ausgefüllt
  • Auf Wunsch wird ein Outlook-Kalendereintrag vorgenommen

ORBIT Absence Manager – das sagen unsere User

Die Personalverwalterin

„Bei unvorhergesehenen Ereignissen kann ich – an Stelle der betreffenden Kolleg*innen – die Abwesenheit im Absence Manager eintragen. So sind immer alle aktuell informiert, und die Vertretung kann spontan einspringen. Dabei brauche ich mich nicht um die Abwesenheitsnotiz kümmern, das übernimmt der Absence Manager automatisch.“

Susanne Schmitz | Personalverwaltung

Der Abteilungsleiter

„Der ORBIT Absence Manager liefert mir jederzeit einen Ein- und Überblick über die Urlaubsplanung in unseren Teams. Das ist sehr hilfreich – gerade auch im Projektgeschäft! Darüber hinaus schätze ich die Möglichkeit der Standardisierung von Abwesenheitsnotizen sehr. Dadurch haben Wildwuchs und Fehleranfälligkeit dieser Nachrichten endlich ein Ende.“

Frank Winter | Leiter Business Applications

Der Geschäftsführer

„Die ganzheitliche, unternehmensweite Sicht auf Abwesenheiten von Mitarbeitern erleichtert nicht nur die Geschäftsplanung, sondern sorgt für einen professionellen und verbindlichen Auftritt gegenüber Kunden und Partnern! Wir nutzen funktionale Textformate für die automatische Abwesenheitsnotiz. Ein weiterer Baustein für eine solide Außenwirkung, die unterstreicht, was wir sind: ein zuverlässiger IT-Dienstleister.“

Sebastian Rutz, Geschäftsführer | ORBIT IT-Solutions

So funktioniert's!

Wenn Sie eine Abwesenheit eingeben, fließt sie in 6 Kanäle ein.

 

 

Innerhalb des Absence Managers

  • Meine Gruppen: Alle Kolleg*innen in Ihren Gruppen sehen, wann Sie abwesend sind. So können Sie gemeinsam  ohne personelle Engpässe planen und reagieren. 
  • Meine Vertretung: Ihre Abwesenheit erscheint im Kalender Ihrer Vertretung. So wissen alle Bescheid, die involviert sind.
  • Mein Kalender: Sie können alle Ihre Abwesenheiten in Ihrem Kalender überblicken.

Außerhalb des Absence Managers

  • Outlook-Kalender: Auf Wunsch erscheinen Ihre Abwesenheiten automatisch im Outlook-Kalender. 
  • Abwesenheitsnotiz: Alle Daten Ihrer Abwesenheit werden in der Abwesenheitsnotiz automatisch übertragen. Keine extra Aktivierung, keine Mühe mit der Formulierung!
  • Exchange-Status: Sie können auch in anderen Microsoft-Apps anzeigen, dass Sie abwesend sind, z. B. in Microsoft Teams oder Outlook.

Meine Gruppen

Sie können für jedes Team, jede Abteilung, jeden Standort und jedes Projekt eine eigene Gruppe einrichten. 

Innerhalb dieser Gruppe sehen Sie alle Abwesenheiten Ihrer Kolleg*innen. Mit der entsprechenden Berechtigung – z. B. als Abteilungsleitung oder Mitarbeiter*in der Personalabteilung – können Sie hier Abwesenheiten für Mitarbeiter*innen einstellen.

Wenn Sie wissen wollen, wen Sie ansprechen können, wenn Kolleg*innen abwesend sind, schauen Sie hier nach der Vertretung

Mein Kalender

Das Kernstück des Absence Managers ist Ihr Kalender. Hier stellen Sie Ihre Abwesenheiten ein. Dabei können Sie Folgendes notieren und bearbeiten: 

  • das Start- und Enddatum , auf Wunsch mit Uhrzeit
  • ganz- oder halbtägige Abwesenheiten
  • Ihre Verfügbarkeit, z. B. auf Dienstreisen – verfügbar, im Urlaub – nicht verfügbar
  • den Grund für Ihre Abwesenheit
  • Ihre Vertretung
  • eine Bemerkung für Ihre Kolleg*innen
  • die Anzeige im Outlook-Kalender
  • eine individuelle Abwesenheitsnotiz oder die Vorlage Ihres Unternehmens

Außerdem sehen Sie hier auf einen Blick, für welche Zeiträume Sie als Vertretung für Kolleg*innen eingetragen sind. 

Mein Profil

Hier nehmen sie alle übergreifenden Einstellungen vor: 

  • Profilbild: Hinterlegen Sie Ihr Portraitfoto, so dass Sie in Ihren Gruppen auf den ersten Blick erkennbar sind.
  • Sprache: Wählen Sie zwischen Deutsch und Englisch. 
  • Standard-Vertretung: Gibt es eine Person, die Sie regelmäßig vertritt, können Sie diese hier eintragen. Beim Einstellen einer Abwesenheit können Sie diese Eingabe je nach Situation anpassen. 
  • Standard-Abwesenheitstexte: Hier können Sie auch Ihren eigenen Text eingeben. Durch die Platzhalter werden alle Daten in Ihrer Outlook-Abwesenheitsnotiz automatisch ausgefüllt. 
  • Exchange-Status: Entscheiden Sie, ob Ihr Anwesenheitsstatus an Microsoft Exchange weitergeleitet werden soll. So können Ihre Kolleg*innen auch in anderen Tools wie Outlook oder Teams sehen, wenn Sie außer Haus sind. 

Administration

Administratoren haben folgende Einstellungsmöglichkeiten:

  • Abwesenheitstext: Möchte Ihr Unternehmen Abwesenheitstexte vorgeben? Dann werden diese Textvorlagen hier eingestellt. Es gibt interne und externe Antworten, die je auf Deutsch und Englisch gesetzt werden können. 
  • Benachrichtigungen: Der Absence Manager schickt Benachrichtigungen als E-Mail an die betreffenden Kolleg*innen wenn z. B. eine Abwesenheit kurz bevorsteht oder die Abwesenheit bearbeitet wurde. Diese Benachrichtigungstexte können hier bearbeitet werden.
  • Abwesenheitskategorien: Legen Sie neue Kategorien an, wie z. B. Urlaub oder Dienstreise, oder bearbeiten Sie vorhandene Kategorien. Sie können hier einen Namen und eine Farbe einstellen, die Kategorien an- oder abstellen und Kategorien löschen. Die Farben sorgen dafür, dass die Abwesenheiten in der Gruppen- oder Kalenderansicht einfach zu unterscheiden sind.  
  • Admin-Log: Hier werden alle betriebsspezifischen Daten dokumentiert. Sucht man einmal tieferliegende Informationen oder Warnungen und Fehler, kann man hier nachschauen. 
  • Initialization Wizard: Konfigurieren und validieren Sie Ihr Exchange, den Identity Provider und den Logging Service. Außerdem machen Sie hier allgemeine Einstellungen, wie z. B. die Intervalle zum Synchronisieren oder Aufräumen alter Abwesenheiten. 
  • Wartung: Hier können Sie den Absence Manager neu starten.

Details oder Demo zu ORBIT Absence Manager anfragen


Matthias Maas

Unser Spezialist für den ORBIT Absence Manager