So gelingt die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Dokumente und Papiere stapeln sich in den Akten Ihres Unternehmens und viel Zeit wird für die Suche oder Sortierung investiert? Auch vor Ihrem Unternehmen macht der technologische Fortschritt keinen Halt und verstärkt die steigende Erwartungshaltung Ihrer Kunden.

Visualisierung von digitalen Geschaeftsprozessen auf Papier, daneben Stifte und Lesebrille

Sorgen Sie rechtzeitig für eine effiziente Basis und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. So verlieren Sie nie wieder den Überblick und erledigen Ihre Prozesse fortan mit wenigen Klicks.

Von der Planung über die Implementierung bis zur Inbetriebnahme gibt es viele Schritte zu beachten. Wie Sie Ihr Unternehmen effizient umstellen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Eine kurze Definition: Was bedeutet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die Digitalisierung von Prozessen beinhaltet die digitale Umstrukturierung von bislang analog ausgeführten Abläufen. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfolgt eine vollständige Automatisierung Ihrer Prozesse durch eine eigenständige Software. Auf diese Weise müssen Mitarbeiter*innen Abläufe nicht länger anstoßen oder sogar durchführen.

Die Vorteile: Deshalb sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren!

In jedem Unternehmen lassen sich Prozesse optimieren und Potenziale entfalten. Eingespielte manuelle Prozesse aufzubrechen, um Platz für etwas Neues zu schaffen, verunsichert viele Unternehmer*innen. Eine Umstellung erfordert viel Zeit, benötigt entsprechende Mittel und ist zunächst oft mit einem großen Mehraufwand verbunden.

Zahlreiche Aspekte sprechen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Indem Sie manuell ausgeführte Prozessebedeutend optimieren, können Sie

  • Zeit einsparen
  • Effizienz und Produktivität steigern
  • die Flexibilität von Arbeitsprozessen verbessern
  • Ihre Kosten verringern
  • ein krisensicheres Management ausbauen

Steigern Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit mit:

  • erhöhter Servicequalität
  • starker Kundenorientierung
  • verbesserten Arbeitsabläufen
  • ausgezeichnetem Vertrieb und Marketing
  • zuverlässiger Nachverfolgbarkeit für mehr Kontrolle

Zeigen Sie Transparenz für alle Beteiligten und profitieren Sie von einer ausgeprägten Organisation für Sie und Ihre Kunden.

Nicht zuletzt zeigte die COVID-19-Pandemie, dass digitale Prozesse überall auf der Welt und in allen Bereichen an Bedeutung gewonnen haben, so auch für Unternehmen.

In einer Umfrage des deutschen Digitalverbands gaben 95 Prozent der deutschen Unternehmen an, dass digitale Prozesse aufgrund der Pandemie an Bedeutung gewonnen haben. 61 Prozent der befragten Unternehmen fanden, dass einige analoge Geschäftsabläufe den Workflow im Homeoffice behindern.

Die Einsatzmöglichkeiten: Welche Prozesse können Sie digitalisieren?

Die Möglichkeiten scheinen grenzenlos und doch fehlt oft ein Überblick und das Verständnis dafür, was wirkungsvoll digitalisiert werden kann.

Zunächst lassen sich geschäftliche Abläufe in zwei Kategorien unterteilen:

  • Primärprozesse: Sie haben eine direkte oder indirekte Verbindung zu Ihren Kunden und sind mit der Erwirtschaftung des Umsatzes verbunden.
  • Sekundärprozesse: Darunter fallen alle administrativen Abläufe, die intern stattfinden. Sie haben daher keinen Kontakt zu Ihren Kunden und werden auch nicht von ihnen wahrgenommen.

Grundsätzlich lassen sich aus beiden Prozesskategorien die meisten Abläufe automatisieren. Jedoch unterscheiden sie sich in ihrem Wirkungsgrad.

Wollen Sie die Effekte Ihrer Automatisierung ohne Verzögerung beobachten, so bietet es sich an, zuerst mit den primären Prozessen zu starten. Sie sind sowohl für Sie als auch Ihre Kunden direkt spürbar und lassen sich am besten analysieren.

Anders sieht es bei der Umstellung für sekundäre Prozesse aus. Die Wirkung einer digitalen Umstellung können Sie hier erst über einen längeren Zeitraum abschätzen. Allerdings zahlen sich diese Prozessoptimierungen auf lange Sicht mit am meisten aus.

Die Vorbereitung: So beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer geschäftlichen Prozesse

STARTEN SIE MIT DER GESCHÄFTSANALYTIK

Bevor Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse in die Wege leiten, sollten Sie eine Geschäftsanalytik in Betracht ziehen. Sie liefert Ihnen die nötige Entscheidungs­grundlage für Maßnahmen, die auf Ihre individuelle Ausgangssituation im Unternehmen zugeschnitten sind.

Der Begriff Business Intelligence, zu Deutsch Geschäftsanalytik, kommt vorwiegend in der Wirtschaftsinformatik zum Einsatz und umfasst eine Zusammenstellung von Methoden zur Gewinnung geschäftlicher Daten. Bei einer Geschäftsanalyse werden die Abläufe und Prozesse Ihres Unternehmens für eine systematische Analyse aufbereitet, um sie anschließend für eine Nachverfolgung eingehend zu untersuchen. Dieses Vorgehen erzielt eine SammlungAuswertung und Darstellung Ihrer Daten in digitaler Form.

Die Einführung einer umfassenden digitalen Lösung erfordert mehrere Schritte, die sich im Allgemeinen in drei Phasen unterteilen lassen:

  1. Strategiephase: Beantworten Sie folgende Fragen, ehe Sie sich an eine Strategie heranwagen. Diese sind für die spätere Konzeption sowie Implementierung wichtig und geben eine erste Basis vor:
  • Welche Art von Daten liegen vor?
  • Sind sie von quantitativer oder qualitativer Natur?
  • Haben sie bereits eine Struktur, die sich übertragen lässt oder ist die Anordnung der Daten in den vorliegenden Unterlagen unbrauchbar und muss neu aufgesetzt werden?

Mithilfe von Frameworks und Datenerfassungsprogrammen erfolgt dann der Aufbau eines Datenlagers, auch „Data Warehouse“ genannt.

  1. Konzeptionsphase: In der zweiten Phase setzen Sie die erhobenen Daten in Beziehung. Unter Zuhilfenahme von statistischen Methoden wie Data Mining identifizieren Sie Muster und Abläufe mit zeitlichen oder räumlichen Unterbrechungen. Auf diese Weise erkennen Sie Zusammenhänge und können diese an das zuvor aufgesetzte hypothetische Datenlager anpassen.
  2. Implementierungsphase: Zum Schluss werden Ihnen die Erkenntnisse als Unternehmer*in mitgeteilt, sodass sie die Entscheidungs­grundlage für Maßnahmen und Aktionen liefern.

BESTIMMEN SIE IHREN AKTUELLEN DIGITALISIERUNGSGRAD IM UNTERNEHMEN

Im ersten Schritt haben Sie potenziell digitalisierbare Prozesse in Ihrem Unternehmen identifiziert. Nun gilt es, den derzeitigen Digitalisierungsgrad der identifizierten Prozesse zu bewerten, um das Potenzial zu ermitteln. Dazu ordnen Sie Ihre Prozesse in Kategorien ein:

Stufe 1Stufe 2Stufe 3Stufe 4
Vollständig analoge Prozesse
(Papierbasis)
In Teilen digitalisierte Prozesse
(z. B. elektronische Formulare)
Prozesse, die mit Software abgewickelt werden, von denen einzelne Zwischenschritte jedoch analog durchgeführt werden müssenVollständig digitalisierte Prozesse

Jene Prozesse, die sich in den Stufen 1 bis 3 befinden, sind für die weiteren Schritte relevant.

FÜHREN SIE EINE KOSTEN-NUTZEN-ANALYSE DURCH

Ziel der Digitalisierung Ihrer Prozesse ist es natürlich, Ihnen geschäftliche Vorteile einzubringen. Daher spielt der wirtschaftliche Nutzen eine entscheidende Rolle. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Finden die einzelnen Prozesse häufig statt?
  • Gibt es ein zeitliches bzw. finanzielles Einsparpotenzial?
  • Sind Zeitverlust und Aufwand für betroffene Prozesse groß?
  • Können Sie mit einer Verbesserung der Prozessqualität rechnen?
  • Wie viel wird die Digitalisierung der Prozesse Ihr Unternehmen kosten?

Können Sie die ersten 4 Fragen eindeutig mit “Ja” und die letzte Frage zu Ihrer Zufriedenheit beantworten? – Dann steht der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse jetzt nichts mehr im Weg.

ERSTELLEN SIE EINE RANGLISTE MIT PRIORITÄTEN

An diesem Punkt kommen die Erkenntnisse aus der Geschäftsanalytik und der Kosten-Nutzen-Analyse Ihnen zu gute. Halten Sie fest, welche Arbeitsabläufe als Erstes für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse infrage kommen. Erstellen Sie Abstufungen und Gruppen, um die Automatisierung mit einer Reihenfolge zu versehen.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor und optimieren Sie die Prozesse, die Sie mit der höchsten Priorität versehen haben, bereits vor der Digitalisierung. Das erspart Ihnen Zeit und sorgt für eine reibungslose Überführung in die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Unsere Empfehlung für eine gelungene Automatisierung Ihrer Prozesse

Wenn Sie sich für eine Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse entschieden haben, ist die Zeit gekommen, dass Sie sich überlegen, wie Sie Ihr Vorgehen in die Tat umsetzen. Mit den nachfolgenden Tipps sind Sie optimal auf die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorbereitet:

1. TIPP: VERMEIDEN SIE EINE VIELZAHL VON TOOLS

Oftmals neigen Unternehmen dazu, zahlreiche verschiedene Tools von verschiedenen Anbietern für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse einzusetzen. Dies hat häufig zur Folge, dass mehr Kosten anfallen als eingespart werden können. Unzufriedenheit und Zweifel sind oft die Konsequenz.

Annähernd 40 Prozent der Unternehmer*innen, die sich für eine Digitalisierung entschieden haben, waren im Anschluss mit Ihrer Digitalisierungsstrategie nicht zufrieden.

Auf dem Markt gibt es viele Anbieter und Unternehmen, die Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse unter die Arme greifen wollen. Eine bahnbrechende technologische Entwicklung folgt auf die Nächste und es ist schwer den Überblick über die IT-Lösungen zu behalten.

Zunächst lassen sich solche IT-basierten Lösungen in Standardsoftware und individuelle Software unterteilen.

  • Standardsoftware bringt eine Auswahl an Standardfunktionen mit, die zum Teil an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden können.
Bei dem Office-Paket oder Teams sind Anpassungen z. B. nur begrenzt durch Konfigurationen möglich. Anders sieht es bei Lösungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) aus. Hier lassen sich Änderungen deutlich besser vornehmen und auch in definierten Bereichen durch Entwicklung abstimmen.
  • Sie sind eher auf der Suche nach einer freien und maßgeschneiderten Softwarelösung für Ihr Unternehmen? Dann sind Sie bei einer individuellen Softwarelösung besser aufgehoben. Aber Vorsicht, die können sehr teuer werden!

Eine weitere Option bietet nicht mehr nur Entwickler*innen an, komplexe Softwareanwendungen umzusetzen. Dank moderner Frameworks können auch Endanwender*innen Ihre eigene Unternehmenssoftware erstellen.

Diese sind in den meisten Fällen mit einer  No-Code- bzw.  Low-Code-Unterstützung ausgestattet, sodass so gut wie keine Vorkenntnisse für die Nutzung notwendig sind. Low-Code-Frameworks haben daher in der Vergangenheit massiv an Bedeutung gewonnen und kommen immer häufiger zum Einsatz.

Für welche der drei Optionen Sie sich auch entscheiden, verlieren Sie bei Ihrer Wahl nicht das Ziel aus den Augen: Die  Gestaltung einer globalen Systemlandschaft, die Ihre Mitarbeiter*innen durch digitalisierte Prozesse entlastet.

Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten und wägen Sie ab, welche Anwendungen zu Ihnen am besten passen. Was technologisch für Ihr Unternehmen umsetzbar ist, sollte fachlich geprüft werden.

2. TIPP: ENTWICKELN SIE KEINEN TUNNELBLICK

Oft beginnt alles mit einer Aussage wie: „Wir benötigen eine automatisierte Lösung für die Verarbeitung unserer Kundendaten.“ Dadurch entsteht der Wunsch nach einer automatisierten Workflow-Lösung.

Achten Sie darauf, keinen Tunnelblick für bestimmte Einsatzfälle zu entwickeln. Im Vordergrund sollte stets die Brauchbarkeit einer Lösung stehen.

  • Sorgen Sie dafür, dass Ineffizienzen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens keinen Platz finden
  • Setzen Sie es sich zum Ziel, Ihre Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren
  • Ermöglichen Sie ein gesteigertes Unternehmenswachstum

Was Sie brauchen, ist eine ganzheitliche IT-Lösung für die gesamte Infrastruktur Ihres Unternehmens.

3. TIPP: NUTZEN SIE LEISTUNGSSTARKE DIGITALISIERUNGSPLATTFORMEN

Im Idealfall wählen Sie statt viele einzelner Softwarelösungen eine umfangreiche. Je weniger voneinander unabhängige Softwares sie nutzen, desto besser funktionieren die Prozessabläufe.

Sollten Sie sich doch für verschiedene kombinierte Softwarelösungen entscheiden, kann dies bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungsketten schon mal zu Medienbrüchen führen.

Verwenden Sie in diesem Fall eine leistungsstarke Digitalisierungsplattform. Diese beinhaltet Schnittstellen, welche einen problemlosen Informationsaustausch ermöglichen und sichere Prozessfreigaben gewährleisten.

4. TIPP: SETZEN SIE AUF DAS RICHTIGE DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM

Ein Dokumentenmanagementsystem ist das am häufigsten eingesetzte Tool bei der Digitalisierung von dokumentenbasierten Prozessen. Doch nicht immer liefern solche Managementsysteme eine umfassende Softwarelösung, die für Ihre Automatisierung infrage kommt.

Dokumente haben einen höheren Stellenwert als die Prozesse, die Sie automatisieren wollen. Setzen Sie daher auf moderne Anbieter für Ihre Unternehmensdigitalisierung. So erhalten Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Ihre Abläufe und Prozesse in der täglichen Anwendung konsequent zu optimieren.

Unsere IT-Lösungen für Ihr Unternehmen

Kommen wir nun zu einer Auswahl an Tools und Software-Anwendungen, die für eine Automatisierung von unternehmerischen Prozessen von Vorteil sind:

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Ein Beispiel für eine softwarebasierte Lösung, die für die Organisation sämtlicher Geschäftsprozesse zum Einsatz kommt, ist das ERP. Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf der Optimierung von internen Abläufen und der Informationsverarbeitung.

Ein gutes ERP-System zeichnet sich durch funktionsübergreifende Prozesse aus und ist in der Lage, alle relevanten Daten übersichtlich abzubilden. Zudem sollten sie:

  • als zentrale Unternehmensplattform fungieren
  • Transparenz in allen Prozessen gewährleisten
  • das Erkennen und Nutzen von Geschäftspotenzialen steigern

Bei der Einführung von ERP-Systemen arbeiten wir von ORBIT in erster Linie mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM)

Ein weiteres Beispiel für eine softwarebasierte Lösung für Ihre Geschäftsprozesse ist das CRM. Hier steht vor allem das Kundenbeziehungsmanagement im Fokus. Ein CRM-System digitalisiert Ihre Prozesse rund um Ihre Kunden und fördert das Zusammenspiel aller Teams, die Kundenkontakt haben. Eine CRM-Software bietet Ihnen außerdem folgende Vorteile:

  • Realistische Marktprognosen
  • Optimierung des Vertriebs von der Strategie bis hin zum Projekt
  • Exakte Steuerung der Auslastung
  • Höhere Kundenbindung und -zufriedenheit

Die Lösung, die wir Ihnen anbieten, ist Microsoft Dynamics 365 CRM.

MICROSOFT 365

Microsoft 365 gilt als obligatorische All-in-one-Lösung und umfasst diverse Anwendungen für Ihre Team-Organisation. Es ermöglicht Ihnen:

  • das zentrale Ablegen und Bearbeiten Ihrer Dateien
  • eine standortübergreifende Zusammenarbeit intern sowie extern
  • einen modernen Arbeitsplatz mit Zugriff von unterschiedlichen Geräten
  • eine flexible und sichere Verwendung von überall über die Cloud

Mehr Infos zu Microsoft 365

Sicher in die Digitalisierung

Wie in allen Bereichen spielt der Faktor Sicherheit für Ihre Informationen eine wichtige Rolle. Versehen Sie Ihre Daten in elektronischer Form mit einem Sicherheitsschloss und seien Sie vor Cyberangriffen geschützt.

Bei Arbeiten mit Endgeräten, die außerhalb Ihres firmeninternen Netzwerks im Unternehmen agieren, ist dieser Aspekt schwieriger zu realisieren. Daher ist eine lückenlose IT-Infrastruktur besonders wichtig.

Unser Sicherheitsansatz basiert auf dem Zero-Trust-Modell.

Es handelt sich dabei um ein Sicherheitskonzept, das auf dem Grundsatz basiert, keiner*m Gerät, Nutzer*in oder Dienst innerhalb bzw. außerhalb des Netzwerks zu vertrauen. Erst durch eine umfangreiche Authentifizierung ist eine Nutzung oder das Betreten des Netzwerks gestattet.

Auf diese Weise minimieren Sie interne und externe Gefahren für Ihr Unternehmen.

Bestandteil des Zero-Trust-Modells sind Lösungen wie das Unified Endpoint Management (UEM). Dieses bietet Ihnen eine auf Sie abgestimmte Mobility-Strategie. Ob Notebooks, Tablets oder Smartphones in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen – mit einem UEM lassen sich:

  • die verschiedenen Geräte einfach und effizient steuern
  • unterschiedliche Betriebssysteme dirigieren
  • vertrauliche Daten schützen

Sagen Sie Ihrer Konkurrenz den Kampf an – Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen

Für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit ist ein stetiger Wandel unumgänglich. Egal welche Vorgehensweise Sie nutzen wollen, mit unseren Lösungen bilden Sie Ihre Prozesse nicht nur digital ab – Sie automatisieren auch Ihre geschäftlichen Prozesse mit dem größten Sicherheitsfaktor.

In jedem Fall eröffnen Sie sich mit einer gesteigerten Effizienz und verbesserter Qualität neue Wege für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Unsere Expert*innen beraten Sie und helfen Ihnen bei allen Fragen rund um das Thema digitale Geschäftsprozesse. Kontaktieren Sie uns unverbindlich.

Fragen zur Digitalisierung?

Ihr Ansprechpartner : Daniel Baum

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    Microsoft sagt: “Cloud first!” Hat ERP On-Premises eine Zukunft? Erika Siebert und Sven Oelker beantworten alle Fragen zu Lizenz-Änderungen von MS Dynamics 365 Navision/BC.

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