FAQ zum Einsatz von Copilot

Der Einsatz der Microsoft-KI Copilot weckt hohe Erwartungen, erzeugt verblüfftes Staunen über die Leistungsfähigkeit und provoziert viele Fragen. Hier kommen Antworten auf die häufigsten Fragen!

FAQ Microsoft Copilot: Logo auf Monitor im Büro

1 | Potenzial: Wie schätzt ORBIT den geschäftlichen Einsatz von Copilot und KI ein?

Das Potenzial der Microsoft-KI Copilot ist riesig.

Wir sind überzeugt: Der Einsatz von KI wird in wenigen Jahren selbstverständlich sein. Analog zu den Anfängen des Personal Computers und des Internets wird zukünftig jeder Mensch mit virtuellen Assistenten kommunizieren, um das tägliche Leben effizienter bewältigen zu können.

Wie stark Microsoft auf KI und Copilot setzt, zeigt die fortlaufende Entwicklung weiterer Copilots. Außerdem arbeitet Microsoft mit Hochdruck daran, die Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit des Large Language Model (LLM) zu erhöhen.

2 | Business Applications: Für welche Microsoft-Produkte gibt es Copilots? Was leistet die KI?

Copilot ist bereits in viele Microsoft-Produkte integriert.

Gleichzeitig wachsen die Anzahl und der Funktionsumfang der Copilot-Lösungen in rasantem Tempo. Hier einige Beispiele für Copilots in Microsoft 365 und Dynamics 365 CRM plus ihrer Einsatzmöglichkeiten:

Microsoft 365

Word

Copilot hilft, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu überprüfen. Sie erhalten Vorschläge für Inhalte, Strukturierungen und die Verbesserung Ihres Schreibstils sowie automatische Korrekturen von Grammatikfehlern.

Excel

Copilot unterstützt bei der Analyse und Visualisierung von Daten durch natürlichsprachliche Eingaben, gibt Tipps für Formeln und hilft Ihnen, Ihre Daten besser zu verstehen.

PowerPoint

Copilot erstellt Präsentation, bietet Design-Varianten an und optimiert den Inhalt der Folien.

Outlook

Copilot verfasst E-Mails, macht Vorschläge für den Inhalt und den Ton der Nachricht, plant Termine und verwaltet Aufgaben.

Teams

Copilot assistiert bei der Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams und unterstützt die Organisation und Dokumentation von Meetings.

Security

Copilot integriert Informationen aus Defender for Endpoint, Intune, Microsoft Defender for Identity etc. und gibt passgenaue Anweisungen für IT-Mitarbeiter*innen.

Dynamics 365 CRM Sales

360°-Blick auf den Kunden. Beispiel: Bei der Zusammenfassung einer Verkaufschance berücksichtigt Copilot auch Informationen aus der Kundenkontakt-Historie und zu Mitbewerbern.

Unterstützung durch Outlook-Funktionen. Dabei nutzt Copilot auch Daten aus dem CRM und aus Teams. Beispiel: Während eines Meetings versorgt Copilot Sie mit Informationen zu Produkten und Mitbewerbern. Im Anschluss erhalten Sie von Copilot Unterstützung bei der Zusammenfassung und Auswertung des Meetings.

Verknüpfung mit Sales Force out of the box. Der Einsatz ist also nicht eingeschränkt auf die Nutzung über Microsoft Dynamics 365 CRM.

Dynamics 365 CRM Customer Service

Kontextbezogene Antworten  in Chats und E-Mails. Dabei greift Copilot zu auf Informationen von Firmenwebseiten und internen Datenbanken.

Entwicklung von Bots. Intelligente, dialogfähige Bots lassen sich per Power Virtual Agents einfacher und schneller als bisher produzieren.

Dynamics 365 CRM Marketing

Customer Insights. Basierend auf Beschreibungen in natürlicher Sprache definiert Copilot nicht nur hochgradig personalisierte und zielgerichtete Kundensegmente, sondern liefert auch Vorschläge für bisher unberücksichtigte Segmente.

Inspiration neuer Ideen. Über einfache Anfragen gibt Copilot Anregungen für Inhalte neuer E-Mail-Kampagnen: Mithilfe der Eingabe von Schlüsselthemen, E-Mail-Vorlagen und einschlägiger Internetquellen steigert Copilot die Relevanz und Treffsicherheit der generierten Ideen.

Tipp: Entscheidend für eine erfolgreiche Copilot-Einführung ist die Auswahl eines geeigneten Use Case!

In der ORBIT KI-Werkstatt unterstützen wir Sie bei der Identifikation dieses spezifischen Anwendungsfalls.

Mehr zur KI-Werkstatt

3 | Daten: Generiert Copilot Antworten aus unternehmensinternen Daten?

Copilot nutzt Unternehmensdaten und liefert Antworten, die in den Datensätzen verankert sind.

Über Connectoren lassen sich außerdem Daten aus weiteren Systemen einbinden, etwa aus Salesforce oder SAP.

Wichtig: Copilot beachtet keine internen Vorgaben und Verabredungen, sondern nur technische Barrieren.

Beispiel: Ein Dokument trägt im Dateinamen das Wort „intern“. Damit ist allen Mitarbeitenden im Unternehmen klar, dass sie diese Informationen nicht extern preisgegeben dürfen. Da Copilot dies nicht weiß, wird er den Inhalt des Dokuments ungefiltert in die Antwort einfließen lassen. Um das zu verhindern, müssen Sie technische Barrieren errichten, wie z. B. Vertraulichkeitsbezeichner (Labels). Die gezielte Implementierung dieser technischen Sperren sollte vor einer Copilot-Einführung erledigt sein.

4 | Datenverarbeitung: Wo verarbeitet Copilot die Daten?

Copilot verarbeitet die Daten in der Microsoft Cloud.

Die Prompts (= Eingaben, Anfragen) werden auf Unternehmensdaten per Graph API bezogen, durch Copilot an das Large Language Modell (LLM) übermittelt, das wiederum Antworten erzeugt, die dann nochmals geprüft und an den*die Nutzer*in zurückgegeben werden.

Für Kunden in der EU arbeitet Copilot mit der Open-AI-Instanz innerhalb derselben Region, in der sich Ihr Microsoft-365-Mandant befindet. Bei hoher Auslastung innerhalb einer bestimmten Region kann der Prompt an eine andere Region gesendet werden. Für Daten von EU-Kunden gilt gemäß der EU Data Boundary: Bei der Weiterleitung eines Prompts an eine andere Region, dürfen die Daten niemals den Kontinent verlassen.

5 | Datenschutz: Wie gewährleistet Copilot Datenschutz und -sicherheit?

Copilot erfüllt alle Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Pflichten inkl. der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Datenschutz und -sicherheit: Copilot implementiert strenge Datenschutzpraktiken. Alle Daten werden anonymisiert und aggregiert, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen oder Organisationen nicht identifiziert werden können. Benutzer*innen können also die leistungsstarken KI-Fähigkeiten des Copilot nutzen, ohne ihre Privatsphäre zu gefährden.

Transparenz und Kontrolle: Im Hinblick auf die Datenerfassung durch Copilot haben User Zugang zu klaren Informationen darüber, warum welche Daten gesammelt werden. Außerdem können sie ihre Datenfreigabepräferenzen ändern. Durch diesen transparenten Ansatz behalten die Benutzer*innen die vollständige Kontrolle über ihre Daten, wenn sie Copilot einsetzen.

Datenspeicherung: Copilot für Microsoft 365 greift auf über Microsoft Graph auf Inhalte und Kontexte zu und generiert Antworten, die in Organisationsdaten verankert sind, wie z. B. in Benutzerdokumenten, E-Mails, Kalendern, Chats, Meetings und Kontakten.

Verantwortungsvoller Einsatz: Prompts, Antworten und Daten, auf die Copilot über Microsoft Graph zugreift, werden nicht verwendet, um das grundlegende Large Language Modell (LLM) zu trainieren.

6 | Voraussetzungen: Was ist bei der Einführung von Copilot zu beachten?

Die Qualität der Copilot-Ergebnisse ist direkt abhängig von der Qualität Ihrer Unternehmensdaten und der Performanz Ihrer Systeme.

Aufschlussreich ist, wie Microsoft die Aufwandsverteilung bei der Einführung von Copilot einschätzt:

  • 40 % für das Datenmanagement: Optimierung der Datenqualität, Datenschutz und -sicherheit
  • 40 % für Change-Management, User Adoption und Training
  • 20 % für die Implementierung

Darüber hinaus spielt auch die Klärung bestimmter technischer Voraussetzungen eine wichtige Rolle. Dazu gehören Aspekte wie eine AI-kompatible Systemumgebung und Prozesslandschaft sowie ein modernes Security-Konzept, wie Zero Trust.

Tipp: Sie möchten Copilot nutzen? Sorgen Sie unbedingt für eine fundierte, gut geregelte Einführung!

Wir unterstützen Sie gerne mit unserem „Readyness-Check Copilot“.

Mehr zum Workshop

7 | Pilot: Wie gelingt die Copilot-Pilotierung?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Copilot-Einführung ist die Auswahl des passenden Use Case.

Use Case first! Die Copilot-Einführung sollte nicht primär von technischen Aspekten abhängig sein, sondern von der Auswahl eines geeigneten Use Case.

ROI beachten. Starten Sie mit dem Use Case, der den besten ROI für eine Einführung bietet.

Copilot Step by Step. Unterstützen Sie zunächst kleine Prozesse, die Sie gut kennen, um erste Erfahrungen mit Copilot zu sammeln und die Auswirkungen des KI-Einsatzes im Arbeitsalltag zu verstehen.

Early Adopter. Idealerweise ist das Team oder die Abteilung, in der Sie Copilot einführen, offen für technische Neuerungen. Testen Sie den ersten Copilot-Einsatz mit ausgewählten Anwender*innen, um Risiken zu erkennen, die im Produktivbetrieb zu Fehlern führen könnten.

Must have. Erfolgsentscheidend ist die Projektvorbereitung und -begleitung durch ein Change-Management, da die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen erheblich sind und der ROI nicht nur durch die technische Bereitstellung gesichert wird.

Copilot monitoren. So können Sie rechtzeitig Anpassungen im Hinblick auf erlaubte Prompts oder Keywords vornehmen, die das Sprachmodell nicht verarbeiten darf.

8 | USE CAse: Ein Copilot-Test war nicht überzeugend. Unsere Prozesse sind zu komplex.

Wahrscheinlich eignet sich der gewählte Use Case – noch – nicht als Szenario für Copilot.

Sollte keiner der bestehenden Copilots Ihre Anforderungen erfüllen, so besteht die Möglichkeit, den Copilot zu erweitern – durch Plug-Ins mithilfe eigener Prompts und/oder durch die Einbindung zusätzlicher Datenquellen. Alternativ können Sie auch Ihren eigenen Copilot entwickeln mit Azure OpenAI.

Workshop: Suchen Sie einen Use Case für Copilot? Kommen Sie in die ORBIT-KI-Werkstatt!

Gemeinsam ermitteln wir Ihre Anforderungen und identifizieren den spezifischen Anwendungsfall und die dazu passende Copilot-Lösung. Im Anschluss werten wir die Ergebnisse aus und präsentieren sie in einem Extra-Termin.

In der KI-Werkstatt mit Ihnen aktiv: 2 Spezialist*innen von ORBIT

Dauer: 4 Stunden bei Ihnen vor Ort oder virtuell per Teams

9 | Lizenz: Muss Copilot extra lizenziert werden?

In der Regel gilt: Copilot-Lizenzen müssen separat erworben werden.

Bei den meisten Copilot-Lösungen gibt es jeoch keine Mindestabnahmemenge. Sie sind also nicht gezwungen, alle Benutzer*innen in Ihrem Tenant mit einer Microsoft-Copilot-Lizenz auszustatten. Vielmehr können Sie auch nur bestimmte Benutzer*innen „erweitern”.

Hohe Hürden bestehen aktuell noch bei der Microsoft-365-Copilot-Lizenz – und zwar sowohl im Hinblick auf die Lizenz-Bedingungen als auch auf die Kosten. So ist dieser Copilot nicht automatisch in der E3- oder E5-Lizenz enthalten. Verlangt wird vielmehr eine qualifizierte Basis-Lizenz, wie etwa die E3- oder E5-Lizenzen, Business Standard und Premium. Außerdem sind die Lizenzen noch nicht über CSP/NCE erhältlich. Die Kosten betragen 30 € pro Benutzer*in im Monat bei einer Mindestabnahme von 300 Lizenzen.

Eine gute Nachricht gibt es für alle mit einer Enterprise-Lizenz für Dynamics 365 CRM: Hier ist der jeweilige CRM-Copilot enthalten.

(Stand 12/2023)

Workshop: Ready for Copilot? Machen Sie den Readiness-Check mit ORBIT!

Egal, ob Sie eine Copilot-Einführung erst planen oder Copilot schon einsetzen – bestimmte technisch-organisatorische Voraussetzungen sollten Sie unbedingt klären! Prüfen Sie mit uns …

  • die Qualität und Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten
  • die KI-Kompatibilität Ihrer System- und Prozesslandschaft
  • die Bereitschaft Ihres Unternehmens für den verantwortungsvollen KI-Einsatz

Ergebnis: Checkliste der Ist-Situation mit Bewertungen und Handlungsempfehlungen

Im Gespräch mit Ihnen: 2 Spezialist*innen von ORBIT

Fazit: Copilot kommt mit Macht und in rasantem Tempo.

Das zeigt sich an der Vielzahl der Microsoft-Produkte, in die sich Copilot schon heute geschmeidig integriert.

Copilot verarbeitet Daten in der Cloud und wird dabei allen Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen inkl. der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht.

Da die KI auf Unternehmensdaten zugreift, sind die Copilot-Resultate direkt abhängig von der Qualität der Daten.

Unser Tipp: Bereiten Sie sich vor!

Selbst wenn Sie eine Copilot-Einführung noch nicht zeitnah planen – gestalten Sie Ihr Datenmanagement sowie Ihre System- und Prozesslandschaft vorbereitend so, dass sie möglichst KI-kompatibel ist!

Ihr Ansprechpartner : Sebastian Frechen

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  • Online-Seminar | KI im Vertrieb – das bringt‘s wirklich!

    Eins steht fest: Microsoft-KI Copilot macht Ihr bestehendes CRM-System schlauer!

  • Online-Expertentalk | Copilot für Microsoft 365

    Sie suchen nach KI-Unterstützung für Ihr Büro? Wir zeigen Ihnen, wie Copilot für Microsoft 365 Ihr Team in der effizienten Erledigung alltäglicher Aufgaben in Teams, Outlook, PowerPoint, Excel und Word unterstützt.

  • Online-Seminar | KI und Zero Trust

    Wie kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Sicherheitsmaßnahmen im Einklang mit geltenden Vorschriften stehen? Erfahren Sie, wie KI Ihr Unternehmen in der Umsetzung und Einhaltung von Zero Trust Prozessen unterstützt!

  • Event | Dein Tag in der IT! – Girls´ Day 2024

    Wenn du wissen möchtest was alles in der IT-Branche passiert, dann bist du beim Girls'Day 2023 bei ORBIT genau richtig!

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  • Lehrer vor interaktivem Monitor, Schueler mit Tablets in Klasse lernen aufmerksam

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    Die Migration und Konsolidierung von zwei EPMM/ Cores auf eine gemeinsame Plattform wurde durchgeführt, um eine individuelle, kostengünstigere und effizientere Lösung zu schaffen.

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