Change-Management – ein Must-have in jedem IT-Projekt

IT-Projekte erfordern häufig hohe Investitionen. Es reicht aber nicht, neue Technik zu implementieren und Prozesse neu zu strukturieren. Zum Erfolg wird Ihr IT-Projekt nur, wenn Sie sich auch für Ihre Mitarbeiter*innen engagieren und deren Unterstützung und Akzeptanz gewinnen.

Change-Management Visualisierung: Holzbloecke mit einem mittigen Abgrund über den ein Strichmaennchen laufen kann, da eine Hand mit Stift den Abgrund durch einen Strich geschlossen hat, am Ziel wartet eine Gluehbirne mit der Erleuchtung

Mit einer maßgeschneiderten Change-Management-Strategie schöpfen Sie das Potenzial Ihrer Investitionen nachhaltig aus und bringen Ihre IT-Projekte schneller erfolgreich ins Ziel. Denn Veränderungen werden erst wirksam, wenn die betroffenen Menschen, die neuen Arbeitsweisen, IT-Systeme und Strukturen annehmen, nutzen und sich darin zuhause fühlen. 

Was ist Change-Management in IT-Projekten?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch die Entwicklung und Implementierung neuer Anwendungen ist zeit- und kostenaufwändig – und sie ist für die Mitarbeiter*innen immer mit Veränderungen verbunden. Aus der Perspektive des IT-Projektes erscheinen diese Veränderungen positiv und werden gleichgesetzt mit einer Optimierung.  

Aber sehen das die Kolleginnen und Kollegen, die mit der neuen Lösung arbeiten sollen, genauso? Verstehen die Mitarbeiter*innen den Sinn und das Ziel des digitalen Projektes? Oder haben sie im Hinblick auf die Neuerungen Fragen, Vorbehalte oder gar Sorgen und Ängste? Die Einstellung der betroffenen Mitarbeiter*innen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes IT-Projekt. Und für diesem Erfolgsfaktor engagiert sich das Change-Management. 

Kurz gesagt: Das Change-Management in IT-Projekten umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, die dazu beitragen, die Akzeptanz der Nutzer*innen (User Adoption) zu steigern.

Damit Mitarbeiter*innen von Anfang an offen sind für notwendige Veränderungen, müssen Sie den Wandel gut planen und kommunizieren. Das bedeutet: Vermitteln Sie das Ziel und den Sinn der Veränderung klar und deutlich, integrieren Sie auch kritisches Feedback angemessen und unterstützen Sie die Mitarbeitenden durch ein gutes Training.  

5 Gründe, warum jedes IT-Projekt ein Change-Management braucht

1. Investitionen sichern

Machen Sie sich klar: Egal, wie gut Sie eine neue digitale Lösung planen und implementieren, und egal, wie schlüssig Sie Geschäftsprozesse neu strukturieren – wenn Ihre Mitarbeiter*innen nicht oder nur halbherzig „mitziehen“, ist der Erfolg des gesamten Projektes in Gefahr. Im schlimmsten Fall laufen Ihre Investitionen ins Leere.  

Durch ein bedarfsgerechtes Change-Management begrenzen Sie dieses Risiko. Begreifen Sie Ihr IT-Projekt nicht nur als Investition in eine technische Innovation, sondern – vor allem auch – als Investition in die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter*innen. Nur so gelingt es Ihnen, in Ihrem Unternehmen eine flexible, effiziente und moderne Arbeitsumgebung zu etablieren, um Ihr Business zukunftsfähig aufzustellen und die Produktivität nachhaltig zu stärken.  

2. Produktivität erhalten

Wir alle kennen das „Tal der Tränen“ aus eigener Erfahrung: Wenn wir Veränderungen mitmachen, die wir nicht selbst initiiert haben, bleibt unsere Leistung nicht auf demselben hohen Niveau – und dies manchmal über einen längeren Zeitraum hinweg.

Woran liegt das? Bewährte Arbeitsprozesse werden durch den Wandel gestört oder sogar hinfällig. Die Teamarbeit „Hand-in-Hand“ läuft nicht mehr reibungslos und wie automatisch. Die neuen Prozesse müssen sich erst wieder „einspielen“. Der Abschied von Routinen im Arbeitsalltag fällt nicht immer leicht, sondern stößt auf Widerstände – und dies selbst dann, wenn die Veränderung vernünftig erscheint und grundsätzlich erwünscht ist.

Die Störung der Routine und den damit verbundenen Leistungseinbruch können Sie auch mit einem Change-Management nicht ganz verhindern – aber Sie können ihn wesentlich mildern. Mit gezieltem Change-Management erreichen Sie viel schneller die Phase, in der die Veränderung unterstützt und akzeptiert, ja begrüßt wird.

3. Sicherheit geben

Veränderungen können Druck und Stress auslösen, und dies hat Auswirkungen auf das psychische Wohlbefinden und auch auf das Klima im Team. Durch professionelles Change-Management helfen Sie, Unsicherheiten aufzulösen, indem Sie offensiv den Fragen begegnen, die sich Menschen bei Veränderungen stellen:

  • Warum machen wir diese Umstellung, wozu ist das Ganze gut?
  • Was wird jetzt von mir und meinem Team erwartet?
  • Das bedeutet bestimmt mehr Arbeit für mich, wie bewältige ich das?
  • Welche zusätzlichen Fähigkeiten brauche ich für meine Arbeit? Wie kann ich diese Kompetenzen erwerben?
  • Was ist drin für mich? Was habe ich davon?
  • Verliere meine lieb gewonnenen Gewohnheiten? Oder gar meinen Job?

4. Veränderung gestalten

IT-Projekte bewirken nicht nur Veränderungen der Technik und Arbeitsprozesse. Sie betreffen vor allem die Menschen, die mit einer neuen Anwendung auf neue Weise arbeiten sollen. Wenn das Projekt erfolgreich sein soll, müssen Sie diese Mitarbeiter*innen frühzeitig und angemessen beteiligen. Versetzen Sie sich in die Situation der betroffenen Kolleginnen und Kollegen und analysieren Sie deren Bedürfnisse!

Professionelles Change-Management ist integrierend und achtet darauf, Mitarbeitende individuell und kollektiv einzubeziehen. Dadurch stärken Sie die soziale Verbundenheit und zeigen, dass Sie die Menschen hinter der täglichen Arbeit wertschätzen. Und mit einem Team, das sich auf Augenhöhe behandelt fühlt, können Sie Berge versetzen.

Doch wie gelingt es, Ihre Mitarbeiter*innen konstruktiv am Change zu beteiligen?

  • Stellen Sie das gemeinsame Ziel in den Vordergrund, und betonen Sie, dass Sie den Wandel im Team gestalten wollen.
  • Kommunizieren Sie die auf dem Weg zum Ziel notwendigen Veränderungen und Erwartungen frühzeitig und transparent.
  • Fördern Sie die kontroverse Auseinandersetzung und würdigen Sie auch kritische Beiträge.
  • Ermöglichen Sie die Beteiligung am Projekt und ermutigen Sie Kolleg*innen und Teams, die neuen Chancen zu entdecken und zu nutzen.
  • Sorgen Sie für Change-Unterstützung durch bedarfsgerechte Trainingsangebote.
  • Leben Sie die Offenheit vor, die Sie von Ihren Mitarbeiter*innen erwarten: Seien Sie ansprechbar und hören Sie zu.

5. Geteiltes Know-how

Ein wirksames Change-Management lebt von einem lebendigen Dialog. Wählen Sie die passenden Kommunikationsformate aus, um den Austausch zu fördern, Wachstumsimpulse zu geben, Feedback einzuholen und mutiges Engagement zu belohnen. Konkret heißt das:

  • Mitarbeiter*innen im Fokus: Berücksichtigen Sie die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen, z. B. durch Interviews mit Beteiligten oder Nachfragen wie „Wie läuft es denn mit … ?“
  • On- & Offline: Sorgen Sie für eine angemessene Balance von Online- und Präsenz-Formaten, die den Dialog anregen – auch außerhalb formeller Veranstaltungen.
  • Push & Pull: Nutzen Sie die Möglichkeiten gezielter Push- und Pull-Kommunikation, z. B. Newsletter, Blogposts, Q&A, Intranetseiten des Projektes oder Gewinnspiele.
  • Modern Spaces: Erwägen Sie den Einsatz innovativer Formate, wie z. B. BarCamps, OpenSpaces, Community Talks für eine zielgruppengerechte Unternehmenskommunikation.

Fazit: Change-Management im IT-Projekt macht sich bezahlt!

Eines ist schon heute sicher: Die Zeit steht nicht still, und die nächste Veränderung wird kommen. Aber wer mit einer grundlegenden Veränderung einmal positive Erfahrungen gemacht hat, der*die wird beim nächsten Change weniger besorgt und deutlich zuversichtlicher und motivierter sein!

Kein IT-Projekt ohne Change-Management – unser Angebot  

Wir unterstützen Ihr IT-Projekt mit einem wirksamen Change-Management – flexibel in jeder Projektphase:

  • In der Planungsphase helfen wir bei der Konzeption einer klugen Change-Strategie und eines bedarfsgerechten Maßnahmenplans.
  • Auf Basis dieses Plans meistern wir gemeinsam mit Ihnen den Change und kümmern uns um eine transparente Kommunikation, eine angemessene Beteiligung ausgewählter User-Gruppen und um die passenden Trainingsangebote.

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Ihre Ansprechpartnerin : Susanne Schulze

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