LEIBER Group: Komplexer Angebotsprozess – per CRM perfekt unterstützt
Der Kunde: Die Leiber Group
Als anerkannter Spezialist und Impulsgeber für die Produktion von Leichtbauteilen vertreibt die LEIBER Group GmbH & Co. KG weltweit Gesenkschmiedestücke aus Aluminium – und hat sich damit ausdrücklich der „Kunst des Leichtmachens“ verschrieben.
Am Stammsitz des Unternehmens in Deutschland und dem Standort in Polen bedienen über 800 Mitarbeiter*innen die gesamte Prozesskette von der Forschung und Entwicklung bis hin zur Serienfertigung. Die Kombination von Umform- und Zerspanungstechnik ermöglicht es der LEIBER Group, Schmiedeteile und komplette Baugruppen zu produzieren und zu montieren.
Das familiengeführte Unternehmen ist seit 1928 am Markt aktiv und ein bewährter Partner für alle Branchen, in denen hochpräzise, gewichtsoptimierte, einbaufertige Komponenten ihre Vorteile ausspielen können. Dazu gehören der Automobil- und Maschinenbau ebenso wie die Luftfahrt-, Bahn- und Medizintechnik.
Das Projekt: Digitale Unterstützung für einen anspruchsvollen Angebotsprozess
Die „Kunst des Leichtmachens“ – dieses Firmenmotto galt auch für das CRM-Projekt, das die LEIBER Group plante, um die Bearbeitung ihres komplexen Angebotsprozesses digital zu unterstützen. Komplex ist dieser Prozess in 2-facher Hinsicht: Er umfasst nicht nur mehrere Phasen, sondern wird pro Anfrage gleich mehrfach durchlaufen, um potenzielle Produktvarianten einzubeziehen.
Phasen im Angebotsprozess
Die Kunden von LEIBER knüpfen an ihre 1. Anfrage in der Regel eine technische Zeichnung oder eine Spezifikation des gewünschten Produktes. Daraufhin prüfen die Mitarbeiter*innen aus diversen Abteilungen von LEIBER die Machbarkeit und Herstellung, bevor sie dann die Produktion des gewünschten Maschinenteils konzeptionieren und kalkulieren.
Berücksichtigt wird dabei auch der meist mehrjährige Zeitraum vom Beginn bis zum Ende der anvisierten Serienproduktion und die benötigte Stückzahl pro Produktionsjahr. Zudem muss jeder Schritt in diesem aufwändigen Prüfungs- und Kalkulationsprozess durch eine*n verantwortliche*n Mitarbeiter*in freigeben werden. Auf dieser Basis wird dann ein Angebot angefertigt, das der Kunde zügig erwartet – spätestens 14 Tage nach seiner Anfrage.
Angebote für Produktvarianten
Im Verlauf des Angebotsprozesses kommunizieren die Ingenieure des Kunden und der LEIBER Group, um – im Rahmen diverser Szenarien – Produktvarianten zu diskutieren, zu entwickeln und zu konstruieren. So resultieren aus einer einzigen Kundenanfrage in der Regel mehrere Verkaufschancen, die allesamt den mehrstufigen Angebotsprozess durchlaufen – von der gründlichen Prüfung und Prognose über die Kalkulation bis hin zum Versand des Angebotes.
Dieses Prozess-Bündel – mit allen Phasen und für sämtliche Produktvarianten – wurde von der LEIBER Group bisher über Excel-Listen gesteuert. Dies war insofern problematisch, als es den Mitarbeiter*innen aus den verschiedenen beteiligten Teams und Abteilungen immer schwerer fiel, den Überblick zu behalten und den Angebotsprozess termintreu zu bearbeiten. Dabei kam erschwerend hinzu, dass es keinen zentralen Ablageort für die Prozessdokumente gab.
Die Lösung: Per CRM läuft’s jetzt einfacher und transparenter
Genau hier konnte das CRM-Projekt Abhilfe schaffen: Die Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Sales zielte darauf ab, die interne Zusammenarbeit zu verbessern und – nicht zuletzt – die Anzahl der erfolgreich akzeptierten Angebote zu erhöhen.
Um dies zu erreichen, galt es zunächst, den Angebotsprozess zu analysieren und digital abzubilden. Das Ergebnis: Die CRM-Lösung lotst die verantwortlichen Mitarbeiter*innen jetzt Schritt für Schritt durch den umfangreichen Prozess: Alle sind immer informiert, wer, wie, was und wann zu tun hat. Außerdem lassen sich Entscheidungen durch die Abbildung der Freigabeprozesse jederzeit nachvollziehen.
Zugleich fungiert die CRM-Lösung als Single Point of Truth, über den alle Mitarbeitenden jederzeit und überall auf alle aktuellen Dateien und Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können: Die Einbindung von SharePoint Online ermöglicht die strukturierte Ablage aller Dokumente, wobei die zusätzliche Anbindung von File Servern die sichere Speicherung der großen CAD-Dateien gewährleistet. Die komplexen Excel-Makros zur Kalkulation der Angebote sind als Templates eingebunden und werden automatisch bei der jeweiligen Verkaufschance abgespeichert, so dass immer nur ein Dokument geteilt und in der aktuellen Version bearbeitet wird.
Auf einen Blick:
Komplexer Angebotsprozess – per CRM perfekt unterstützt
Herausforderung
Jenseits jeder Standard-Lösung: digitale Abbildung und Unterstützung des differenzierten Vertriebsprozesses, um
- die interne Zusammenarbeit zu verbessern und
- die Anzahl der gewonnenen Projekte zu steigern.
Lösung
- Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Sales als Vertriebsmanagement-System – zur Bearbeitung von Verkaufschancen mit differenzierten Subprozessen, z. B. Machbarkeitsanalyse, Produktionsplanung, Entwicklung von Produktvarianten, Kalkulation, Angebot, Revision, Pilotierung
- SharePoint-Anbindung – zur Ablage und Verwaltung aller Vertriebsdokumente
- File-Server-Anbindung – zur Ablage und Bearbeitung technischer CAD-Zeichnungen
- Excel-Anbindung – zum Datentransfer in die Kalkulationsvorlage jedes Angebots
- Prozess-Dashboard – zum Monitoring von Meilensteinen und Deadlines, zur Vermeidung von Engpässen und zur Steigerung der Termintreue
- Sales-Funnel-Dashboard – zur Visualisierung des Sales Funnel, zur Verfolgung von Verkaufschancen und den Forecast der Umsatzerwartung
Nutzen
- Chancen auf mehr Umsatz – durch höhere Termintreue bei der Angebotsabgabe
- Reibungsloser Prozessablauf – durch Klarheit über die nächsten Arbeitsschritte
- Bessere Zusammenarbeit – durch Informationen über den Bearbeitungsstand jeder Verkaufschance
- Deutliche Arbeitserleichterung – durch Stärkung der Usability von Excel-Vorlagen und zentraler Dokumentenablage
- Erkenntnis von Optimierungspotenzial – durch Monitoring des Angebotsprozesses
- Mehr Planungssicherheit – durch Übersicht über die Sales Pipeline und Einblicke in die Marktsituation
Noch mehr Erfolgsgeschichten
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