Wie erstelle ich ein IT-Notfallhandbuch?

Freitagnachmittag: ein Serverraum brennt, die HĂ€lfte des IT-Teams ist krank, der Vertrieb kĂ€mpft mit einer Cyberattacke und ĂŒber dem Raum mit der Telefonanlage ist ein Waschbecken ĂŒbergelaufen und alle Leitungen sind tot.

Roter Notfallbutton an grauer Betonwand als abstraktes Bild um Thema IT-Notfallhandbuch

Klar – das ist ein sehr unwahrscheinliches Szenario! Aber auch wenn nicht alles zusammenkommt, so wĂŒnscht man sich doch, im IT-Notfall gewappnet zu sein. Wer macht was wann? Sind Sie und Ihr Team vorbereitet? Haben Sie einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten Notfallplan inkl. IT-Notfallhandbuch?

Stellen Sie sich den Kernfragen:

    • Was ist eigentlich ein IT-Notfall? Wie definieren wir eine Störung und wann fĂŒhrt diese zu einem Notfall?
    • Welche GeschĂ€ftsprozesse sind kritisch? Welche Systeme sind dafĂŒr zwingend notwendig?
    • Sind auf extern erreichbaren Systemen die aktuellen Patches aufgespielt und somit alle Schwachstellen behoben? Und wenn nicht, welche alternativen Maßnahmen werden zum Schutz getroffen?
    • Sind alle kurzfristigen Eskalationsmechanismen fĂŒr den Notfall festgelegt und bekannt? Sind Berechtigungen entsprechend zugewiesen?
    • Wie werden administrative ZugĂ€nge geschĂŒtzt?
    • Gibt es ein Backup-Konzept (gemĂ€ĂŸ 3-2-1-Regel)? Wie kommt man im Notfall an die Backup-Dateien?

Download Übersicht IT-Notfallhandbuch

Im PDF haben wir alle hier aufgefĂŒhrten Punkte kompakt verpackt – als Reminder, als knapper Leitfaden, als Anregung.

UEM_Röntgenblick

Was ist ein IT-Notfall?

Das Bundesamt fĂŒr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet fundierte und umfassende Hilfe zum Notfallmanagement. In seinem  „Leitfaden“, dem BSI-Standard 100-4, findet man auf Seite 5 eine ErklĂ€rung, was unter einem IT-Notfall zu verstehen ist:

Ein Notfall ist ein Schadensereignis, bei dem Prozesse oder Ressourcen einer Institution nicht wie vorgesehen funktionieren. Die VerfĂŒgbarkeit der entsprechenden Prozesse oder Ressourcen kann innerhalb einer geforderten Zeit nicht wieder hergestellt werden. Der GeschĂ€ftsbetrieb ist stark beeintrĂ€chtigt. Eventuell vorhandene SLAs (Service Level Agreements) können nicht eingehalten werden. Es entstehen hohe bis sehr hohe SchĂ€den, die sich signifikant und in nicht akzeptablem Rahmen auf das Gesamtjahresergebnis eines Unternehmens oder die AufgabenerfĂŒllung einer Behörde auswirken. NotfĂ€lle können nicht mehr im allgemeinen TagesgeschĂ€ft abgewickelt werden, sondern erfordern eine gesonderte NotfallbewĂ€ltigungsorganisation.

Doch was abstrakt klingt, lÀsst sich beispielhaft mit folgenden Ausfallszenarien im IT-Betrieb benennen:

  • Systemausfall (Hard-/Softwarefehler)
  • Netzwerkausfall
  • Sabotage/Manipulation
  • Ausfall Klimatisierung
  • Ausfall Telekommunikation
  • Bedienungsfehler
  • Stromausfall
  • WasserschĂ€den
  • Brand oder Naturkatastrophen

Denn auch wenn IT-Systeme in den letzten Jahren ausfallsicherer geworden sind, kann es aus verschiedenen GrĂŒnden zu schwerwiegenden VorfĂ€llen kommen. Diese bedeuten im Extremfall den Verlust sĂ€mtlicher Unternehmensdaten. Die Empfehlung des BSI ist daher eindeutig: Um NotfĂ€llen angemessen zu begegnen, bedarf es einer „gesonderten NotfallbewĂ€ltigungsorganisation“.


BSI-Standard 200-4: Business Continuity Management

Übrigens: Die BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-3 lösen seit Oktober 2017 die BSI-Standards der Reihe 100-x ab. Die fortlaufenden Entwicklungen und Erfahrungen in den Bereichen Business Continuity Management (BCM), Notfallmanagement und (IT-)Krisenmanagement erforderten solch grundlegende Aktualisierung. Der modernisierte BSI-Standard 200-4 gibt eine praxisnahe Anleitung, um ein Business Continuity Management System (BCMS) in der eigenen Institution aufzubauen und zu etablieren.

BSI-Standard 200-4

Im Folgenden wollen wir einen Blick auf das Thema „IT-Notfallhandbuch“ – ein sogenanntes „reaktives Dokument“ – werfen, das zu jedem guten Notfallmanagement dazu gehört.

Was gehört in das IT-Notfallhandbuch?

Das BSI beschreibt das IT-Notfallhandbuch wie folgt:

„Das Notfallhandbuch umfasst alle Dokumente, die eine angemessene Reaktion auf Krisen und NotfĂ€lle unterstĂŒtzen sollen.“

Stellen wir der Theorie ein kleines Fallbeispiel zur Seite:

Systemausfall! Der interne Admin ist im Urlaub und die anderen wissen nicht Bescheid. Was ist jetzt zu tun? Im Notfallhandbuch steht nur „Fileserver wieder einschalten“. Doch leider ist weder klar, welcher Fileserver noch welches Rack gemeint ist. Wer hat ĂŒberhaupt Zugang zum Serverraum und wer zum Rack? Ja, es gibt einen externen Dienstleister 
oder? FĂŒr die Wartung? FĂŒr den Austausch? 

Thema IT-Notfallhandbuch: Phasen der NotfallbewÀltigung bei IT-NotfÀllen

Das Beispiel verdeutlicht, dass ein IT-Notfallhandbuch nur so gut ist, wie die Prozesse, die ihm zugrunde liegen. Hier zĂ€hlt das Detail. Gibt es LĂŒcken oder veraltete Informationen, kann das schwere Folgen haben.

Das IT-Notfallhandbuch muss stets aktuell sein und neben allgemeinen Informationen ganz konkrete Handlungsanweisungen fĂŒr Ausfallszenarien (inkl. WiederanlaufplĂ€ne) definieren. Auch Verantwortlichkeiten inkl. Vertretungen mĂŒssen benannt und deren Kontaktdaten aufgefĂŒhrt sein. Und zwar fĂŒr jede der 4 Phasen der NotfallbewĂ€ltigung (s. Abbildung).

Tipp

Vorlage IT-Notfallhandbuch nutzen

Auch mithilfe der BSI-Vorlage fĂŒr das IT-Notfallhandbuch steckt noch jede Menge Arbeit dahinter. Denn wer sich einmal durch die aktuell rund 300 Seiten gearbeitet hat, weiß zwar die umfangreichen Prozessdokumentationen zu schĂ€tzen, fĂŒrchtet aber die unzĂ€hligen damit verbundenen Aufgaben sowie Auflagen. Eine externe erfahrene Beratung reduziert also nicht nur Ihren Aufwand, sondern deckt auch LĂŒcken in Prozessen oder auch in der Dokumentation frĂŒhzeitig auf. Weil wir als Dienstleister bei ganz unterschiedlichen Kunden unterwegs sind (und nicht selten, wenn’s brennt), wissen wir sehr gut, worauf es im Ernstfall ankommt. Gerne unterstĂŒtzen wir auf dem Weg zum umfassenden, dynamischen und anwenderfreundlichen IT-Notfallhandbuch.

Inhalt IT-Notfallhandbuch (beispielhaft)

  • IST-Aufnahme
  • Potenzielle Gefahren – was ist ein Notfall?
    • alle notfallkritischen Elemente, inkl. Bewertung ihrer KritikalitĂ€t
    • mögliche FolgeschĂ€den
  • Krisenmanagement & Beschaffungsprozesse im Notfall
    • Rollen, ZustĂ€ndigkeiten & Kompetenzen („Kopfmonopole“ meiden! Besser: Notfallteams)
    • AlarmierungsplĂ€ne & Meldewege
    • Kontaktdaten externer Provider, Notrufnummern
    • Digitalisierung aller Informationen, zentrale Bereitstellung fĂŒr alle
  • Sofortmaßnahmen – erste Schritte im Notfall
  • Beschreibung kundendefinierter Notfallszenarien wie z.B. Befall von Ransomware
    • Was wird wo betrieben?
    • Wo liegen die benötigten Daten und wie kommt man daran?
  • Dokumentation & Analyse der NotfallbewĂ€ltigung
  • Plan zur Krisenkommunikation
  • GeschĂ€ftsfortfĂŒhrungs- und Wiederanlaufplan (z.B. Inbetriebnahme eines Ausweichrechenzentrums)

Download Übersicht IT-Notfallhandbuch

Im PDF haben wir alle hier aufgefĂŒhrten Punkte kompakt verpackt – als Reminder, als knapper Leitfaden, als Anregung.

Andreas Rietz; Head of Infrastructure & Platform Services

Ihr Ansprechpartner : Andreas Rietz

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