E-Rechnung wird Pflicht. Was Unternehmen wissen müssen.
Fristen laufen, Prozesse nicht – so bringen Sie ERP, Finanzbuchhaltung und Rechnungsworkflow rechtzeitig auf Kurs.
- Gesetzliche Grundlagen – was gilt wann?
- Zustimmungspflicht in der Übergangsphase – was gilt genau?
- Welche Standards gibt es – ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol?
- Muss die E-Rechnung über das ERP laufen?
- E-Rechnung in Business Central – welche Lösung passt?
- E-Rechnung mit NAV 2017 – geht das?
- Wie muss der Workflow in der Buchhaltung angepasst werden?
- Training – wie muss das FiBu-Team geschult werden?
- Wird E-Mail oder Peppol der Standard?
- Welche Kosten kommen auf Sie zu?
- Einführung der E-Rechnung – was sind Best Practices?
- Welchen Support liefert ORBIT?
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt bis 2028. Soweit die Theorie.
Die Praxis sieht in vielen Unternehmen anders aus: Das ERP-System kann E-Rechnungen zwar annehmen – aber der Rechnungsworkflow dahinter ist noch auf Papier und PDF ausgelegt. Stammdaten sind lückenhaft, Freigabeprozesse laufen manuell, und in der Finanzbuchhaltung herrscht Unsicherheit, welche Formate jetzt gelten und was sich konkret ändert.
Gleichzeitig tickt die Uhr: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen ab Januar 2027 E-Rechnungen versenden. Wer jetzt nicht handelt, riskiert, dass der Stichtag die Optionen einschränkt.
1. Gesetzliche Grundlagen – was gilt wann?
Die Fristen im Überblick
Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen – ohne Ausnahme. Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen im Format EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.
Bis 31.12.2026: Übergangsregelung für den Versand. Papierrechnungen bleiben zulässig. PDF-Rechnungen und andere nicht-konforme elektronische Formate dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 €.
Bis 31.12.2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von max. 800.000 €.
Ab 01.01.2028: Volle Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Papier und PDF sind nicht mehr zulässig.
Für wen gilt die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Rechtsform. Das betrifft Gewerbebetriebe, Freiberufler*innen und alle Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im Inland erbringen. Ausnahmen:
- B2C-Umsätze: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Hier dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UstG, z. B. bestimmte Versicherungs- und Finanzdienstleistungen
- Kleinunternehmer*innen sind von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV), müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
Gibt es ein Kennzeichen für Privat- oder Geschäftskunden?
In Business Central gibt es kein dediziertes Standardfeld, das einen Debitor als „Privatkunde“ oder „Geschäftskunde“ kennzeichnet.
In der Praxis wird die Unterscheidung über die USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) gesteuert: Ist eine USt-IdNr. hinterlegt, handelt es sich um einen B2B-Kontakt, für den die E-Rechnungspflicht greift. Alternativ lässt sich ein benutzerdefiniertes Feld oder eine Debitorengruppe einrichten, um die Unterscheidung explizit abzubilden.
Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen in Sachen E-Rechnung steht?
In 30 Minuten klären wir Ihre Ausgangslage, offene Fragen und die nächsten Schritte.
2. Zustimmungspflicht in der Übergangsphase – was gilt genau?
Dieser Punkt sorgt regelmäßig für Verwirrung – deshalb hier die klare Abgrenzung:
| Rechnungsformat | Bis 31.12.2026 | Ab 01.01.2027 |
| E-Rechnung (EN 16931) | Zulässig, keine Zustimmung nötig | Pflicht (ab Umsatzgrenze) |
| Papierrechnung | Zulässig, keine Zustimmung nötig | Nur für Unternehmen ≤ 800.000 € Umsatz, bis Ende 2027 |
| PDF per E-Mail | Nur mit Zustimmung des Empfängers | Nur für Unternehmen ≤ 800.000 € Umsatz mit Zustimmung bis Ende 2027 |
Papierrechnungen sind in der Übergangsphase bis Ende 2026 ohne Zustimmung des Empfängers zulässig. Die Zustimmungspflicht betrifft ausschließlich elektronische Formate, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen – also insbesondere PDF-Rechnungen per E-Mail.
Gut zu wissen: Vorsteuerabzug in der Übergangsphase
Die Finanzverwaltung zeigt sich während der Übergangsfristen pragmatisch: Der Vorsteuerabzug wird nicht allein deshalb versagt, weil eine Rechnung im falschen Format ausgestellt wurde. Voraussetzung ist, dass Sie als Empfänger*in davon ausgehen konnten, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen durfte. Hierfür müssen keine über die kaufmännischen Sorgfaltspflichten hinausgehenden Nachforschungen betrieben werden.
Konkret heißt das: Wenn Sie bis Ende 2027 eine Papier- oder PDF-Rechnung von einem Lieferanten erhalten, der die Übergangsfristen nutzen darf, ist Ihr Vorsteuerabzug nicht gefährdet – auch wenn die Rechnung nicht dem EN-16931-Format entspricht. Das gibt Ihnen und Ihren Geschäftspartner*innen Sicherheit in der Übergangsphase.
Aber: Diese Kulanz ist kein Grund, die Umstellung aufzuschieben. Sie schützt vor steuerlichen Nachteilen während der Übergangszeit – nicht vor den Effizienzverlusten, die entstehen, wenn Ihre Prozesse nicht auf E-Rechnungen vorbereitet sind.
3. Welche Standards gibt es – ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol?
Diese 3 Formate erfüllen die EN 16931 und sind für die deutsche E-Rechnungspflicht zugelassen:
| Format/Typ | Beschreibung | Typischer Einsatz |
| XRechnung Reines XML: UBL oder CII | Deutschlands nationale Umsetzung der EN 16931. Maschinenlesbar, kein visueller PDF-Anteil | B2G: Pflicht bei Bundesbehörden, B2B |
| ZUGFeRD 2.x Hybrid: PDF/A-3 + eingebettetes XML | Kombination aus lesbarem PDF und strukturiertem XML. Auch als Factur-X bekannt | B2B: beliebt im Mittelstand |
| Peppol BIS Billing 3.0 XML über Netzwerk | Europäisches Netzwerk für den automatisierten Austausch von E-Rechnungen. Maschine-zu-Maschine-Kommunikation | B2B, B2G, grenzüberschreitend |
Welches Format wird sich durchsetzen?
Kurzfristig dominiert im deutschen Mittelstand ZUGFeRD, weil es den Übergang erleichtert: Die Rechnung sieht aus wie ein PDF, enthält aber die maschinenlesbaren Daten.
Langfristig spricht vieles für Peppol als Übertragungsweg – insbesondere wenn die EU mit dem ViDA-Projekt (VAT in the Digital Age) ein transaktionsbezogenes Echtzeit-Meldesystem einführt. Peppol ist das einzige Format, das vollautomatischen Maschine-zu-Maschine-Austausch über ein standardisiertes Netzwerk ermöglicht.
Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf eine Lösung, die alle 3 Formate unterstützt – dann sind Sie unabhängig davon, welcher Standard sich durchsetzt.
4. Muss die E-Rechnung über das ERP laufen?
Nein – zumindest nicht zwingend für den Empfang. Für die reine Empfangspflicht seit Januar 2025 reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach, das XML- oder ZUGFeRD-Dateien entgegennehmen kann. Die Rechnung muss anschließend revisionssicher archiviert und verarbeitet werden.
Aber: Ein reines E-Mail-Postfach ist keine nachhaltige Lösung. Sobald Sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch automatisiert verarbeiten, kontieren und buchen möchten, führt der Weg über das ERP-System – oder über ein vorgelagertes DMS wie ELO.
Empfang mit ELO
ELO erkennt E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD und verarbeitet diese automatisiert. Eingehende Rechnungen werden analysiert, klassifiziert und über einen Kontierungs- und Freigabeworkflow an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die revisionssichere Archivierung erfolgt direkt im ELO-System. Von dort fließen die Buchungsvorschläge ins ERP.
Für Unternehmen, die bereits ELO im Einsatz haben, ist das ein pragmatischer Weg, die Empfangspflicht abzudecken – auch wenn das ERP-System selbst noch nicht vollständig E-Rechnungs-fähig ist.
Ist eine automatische Verarbeitung ab 01.01.2025 Pflicht?
Nein. Die Pflicht seit Januar 2025 bezieht sich auf den Empfang und die revisionssichere Archivierung. Eine automatische Verarbeitung (also das maschinelle Auslesen und Buchen der XML-Daten) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – aber aus Effizienzgründen dringend empfehlenswert, sobald das Volumen an E-Rechnungen steigt.
5. E-Rechnung in Business Central – welche Lösung passt?
Was Business Central nativ kann
Empfang: Seit Version 22 unterstützt Business Central den Import von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD und Peppol über das E-Belege-Framework.
Versand XRechnung: Ab Version 25.2 ist XRechnung als Belegformat für den Export verfügbar.
Versand ZUGFeRD: Ab Version 26.3 (Juli 2025) unterstützt Business Central den nativen ZUGFeRD-Export.
Peppol: Peppol-Versand ist bereits in älteren Versionen nativ unterstützt.
Service-Rechnungen: Mit der 2026 Release Wave 1 wird die E-Rechnungsfähigkeit auch auf Service-Rechnungen ausgeweitet.
Wann brauche ich eine Partnerlösung oder Drittanbieter-App?
| Business Central | Empfehlung |
| Cloud oder On-Prem ab Version 26.3 | Native Funktionen prüfen – für viele Szenarien reicht der Standard |
| On-Prem Version 20.3 bis 26.2 | Partnerlösung oder AppSource-App. z. B. ForNAV, SIEVERS XRechnung, Anvaigo |
| On-Prem vor Version 20.3 | Externe Lösung erforderlich z. B. Facturwise, arbeitet unabhängig von der BC-Version |
| Spezielle Anforderungen: Peppol-Netzwerkanbindung, branchenspezifische Felder, komplexe Freigabeworkflows | Partnerlösungen, die über den Standard hinausgehen |
Welche Anpassungen sind in Business Central notwendig?
Je nach Version und gewählter Lösung:
- E-Belege-Framework konfigurieren: Dienste für Empfang und Versand einrichten, Formate zuordnen
- Debitorenstammdaten ergänzen: E-Rechnungsformat pro Debitor hinterlegen, Leitweg-ID für B2G-Rechnungen pflegen
- Nummernkreise und Belegformate prüfen: Sicherstellen, dass alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 befüllt werden
- Übertragungsweg festlegen: E-Mail, Peppol oder Plattform-Anbindung
- Testlauf in der Testumgebung: Ja, die Implementierung lässt sich vollständig in einer BC-Testumgebung (Sandbox) durchführen und validieren, bevor sie produktiv geht
Welche E-Rechnungs-Lösung passt zu Ihrer Business-Central-Version?
Ob native Funktionen, Partnerlösung oder AppSource-App – wir empfehlen, was zu Ihrer Situation passt.
Zu den Kosten externer Lösungen
Lösungen wie Anvaigo starten bei ca. 40 € pro Monat und Richtung (Import oder Export). Umfangreichere Partnerlösungen mit Beratung, Konfiguration und Schulung bewegen sich typischerweise im niedrigen bis mittleren 4-stelligen Bereich für die Ersteinrichtung. Die konkreten Kosten hängen von Ihrem Rechnungsvolumen, der gewählten Lösung und dem Integrationsaufwand ab – sprechen Sie uns an, wir beraten Sie dazu.
Sie arbeiten noch mit NAV? Die E-Rechnungspflicht wartet nicht.
Wir zeigen Ihnen, welche Optionen Sie haben – von der externen Lösung bis zur Migration auf Business Central.
7. Wie muss der Workflow in der Buchhaltung angepasst werden?
Die E-Rechnung verändert nicht nur das Format, sondern auch den Prozess. Typische Anpassungen:
Eingangsrechnungen
Neuer Eingangskanal: E-Rechnungen kommen als XML oder ZUGFeRD – nicht mehr als Papier oder PDF-Scan. Der Posteingang muss darauf ausgerichtet sein.
Automatische Vorkontierung: Strukturierte Daten ermöglichen die automatische Zuordnung zu Kreditoren, Kostenstellen und Sachkonten – wenn die Stammdaten gepflegt sind.
Freigabeworkflow anpassen: Der Prüf- und Freigabeprozess muss auf digitale Belege umgestellt werden. Wer bisher Papier-Rechnungen mit Stempel und Unterschrift freigibt, braucht einen digitalen Workflow.
Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen 8 Jahre im Originalformat (XML) archiviert werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
Ausgangsrechnungen
Format pro Debitor steuern: Nicht jeder Kunde erhält das gleiche Format. B2B-Kunden bekommen E-Rechnungen, B2C-Kunden weiterhin PDF oder Papier.
Pflichtfelder sicherstellen: EN 16931 verlangt bestimmte Angaben (z. B. Leitweg-ID bei B2G, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung). Diese müssen in den Stammdaten und Belegvorlagen hinterlegt sein.
Übertragungsweg festlegen: E-Mail, Peppol oder Plattform – je nach Kunde und Volumen.
8. Training – wie muss das FiBu-Team geschult werden?
Die Schulung des FiBu-Teams sollte sich nicht nur auf technische Themen richten, sondern vor allem auch die Prozesse berücksichtigen. Die E-Rechnung verändert den Arbeitsalltag in der Finanzbuchhaltung grundlegend:
- Neue Formate verstehen: Was ist der Unterschied zwischen XML, ZUGFeRD und PDF? Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?
- Neue Prüfschritte: Formale Validierung – entspricht die Rechnung der EN 16931? Inhaltliche Prüfung – stimmen Beträge, Kontierung, Zahlungsbedingungen?
- Neue Tools bedienen: Ob im ERP, im DMS oder in einer externen Lösung – die Mitarbeiter*innen müssen wissen, wie sie E-Rechnungen empfangen, prüfen, freigeben und buchen.
- Fehlerszenarien kennen: Was tun, wenn eine E-Rechnung nicht validiert? Wie gehe ich mit Rechnungen um, die im falschen Format eingehen?
Unsere Empfehlung: Change-Management
Planen Sie die Schulung nicht als einmalige Veranstaltung, sondern als begleitenden Prozess zur Einführung. Idealerweise arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen bereits in der Testphase mit realen Szenarien.
Prozesse, Formate, Schulung – viele offene Baustellen?
9. Wird E-Mail oder Peppol der Standard?
Aktuell werden die meisten E-Rechnungen im Mittelstand per E-Mail versendet – als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML im Anhang. Das ist einfach, erfordert keine zusätzliche Infrastruktur und funktioniert mit jedem E-Mail-Programm.
Langfristig spricht vieles für Peppol:
- Peppol ermöglicht vollautomatischen Austausch ohne manuellen E-Mail-Versand
- Die EU treibt mit ViDA ein transaktionsbezogenes Meldesystem voran, das auf Netzwerken wie Peppol basieren wird
- Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder grenzüberschreitendem Geschäft ist Peppol bereits heute die effizientere Lösung
In Business Central lässt sich beides abbilden: E-Mail-Versand direkt aus dem System und Peppol-Anbindung über das E-Belege-Framework oder Partnerlösungen.
Kann Business Central alle EU-Formate verarbeiten?
Business Central unterstützt über das E-Belege-Framework die gängigen EN 16931-konformen Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS). Für länderspezifische Varianten anderer EU-Staaten können zusätzliche Konfigurationen oder Partnerlösungen erforderlich sein. Das Framework ist modular aufgebaut und lässt sich erweitern.
10. Welche Kosten kommen auf Sie zu?
| Kostenart | Größenordnung | Anmerkung |
| Native BC-Funktionen | Im Lizenzumfang enthalten | Ab Version 26.3 für ZUGFeRD, ab 25.2 für X-Rechnung |
| AppSource-Apps z. B. ForNAV, Anvaigo, SIEVERS | Ca. 40-200 €/Monat | Je nach Funktionsumfang und Rechnungsvolumen |
| Partnerlösung mit Beratung & Konfiguration | Niedriger bis mittlerer 4-stelliger Bereich, einmalig | Inkl. Analyse, Konfiguration, Test und Schulung |
| Externe Lösung für NAV z. B Facturwise | Ab ca. 40 €/Monat | Ohne NAV-Modifikation |
| Laufende Wartung | Abhängig von der Lösung | AppSource-Apps werden über Abo aktualisiert, Partnerlösungen über Wartungsverträge |
Kosten konkret
Die konkreten Kosten hängen von Ihrer Ausgangslage ab – Business-Central-Version, Rechnungsvolumen, Komplexität der Workflows und gewünschter Automatisierungsgrad. Wir beraten Sie gerne zu der Lösung, die zu Ihrem Budget und Ihren Anforderungen passt.
11. Einführung der E-Rechnung – was sind Best Practices?
- Jetzt starten, nicht warten. Die Empfangspflicht gilt bereits. Die Versandpflicht kommt schneller, als viele denken.
- Bestandsaufnahme machen. Welche BC- oder NAV-Version setzen Sie ein? Welche Rechnungsformate nutzen Sie heute? Wie sieht Ihr Freigabeworkflow aus?
- Format-Strategie festlegen. Setzen Sie auf eine Lösung, die XRechnung, ZUGFeRD und Peppol unterstützt – dann sind Sie zukunftssicher.
- Stammdaten aufräumen. Saubere Debitorenstammdaten (USt-IdNr., E-Rechnungsformat, Leitweg-ID) sind die Grundlage für einen funktionierenden Versand.
- In der Testumgebung starten. Konfigurieren und testen Sie die E-Rechnung in der BC-Sandbox, bevor Sie produktiv gehen.
- FiBu-Team einbinden. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen nicht erst zum Go-live, sondern begleitend zur Implementierung.
- Partner einbeziehen. Die E-Rechnung betrifft ERP, DMS, Workflows und Steuerrecht gleichzeitig. Ein erfahrener Partner spart Ihnen Zeit und Fehler.
12. Welchen Support liefert ORBIT?
Wir begleiten Sie bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht – von der Bestandsaufnahme bis zum produktiven Betrieb:
- Analyse: Wo steht Ihr System? Welche Formate und Prozesse müssen abgebildet werden?
- Lösungsauswahl: Native BC-Funktionen, Partnerlösung oder externe Lösung – wir empfehlen, was zu Ihrer Situation passt.
- Implementierung: Konfiguration, Test in der Sandbox-Umgebung, Produktivsetzung.
- Schulung: Ihre Finanzbuchhaltung wird fit für die neuen Prozesse.
- Laufender Support: Bei Fragen, Fehlern oder neuen Anforderungen sind wir für Sie da!
Fazit: Die E-Rechnung ist kein IT-Projekt – sie ist ein Prozessthema
Die technische Umsetzung ist lösbar – ob nativ in Business Central, über eine Partnerlösung oder eine externe Plattform.
Die eigentliche Herausforderung liegt in den Prozessen: Rechnungsworkflows anpassen, Stammdaten pflegen, Teams schulen, Archivierung sicherstellen.
Wer jetzt handelt, hat genügend Zeit für eine saubere Umsetzung. Wer wartet, riskiert, dass der Stichtag die Optionen einschränkt.
Ihr nächster Schritt Sprechen Sie mit uns über Ihre E-Rechnungs-Strategie!
Bleiben Sie in Sachen E-Rechnung am Ball: Ob Business Central, NAV oder eine hybride Lösung – in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch klären wir, wo Sie stehen und was als Nächstes zu tun ist.