Ihr ERP-Projekt braucht eine klare Richtung!
In einem kostenlosen Erstgespräch skizzieren wir gemeinsam den Weg – abgestimmt auf Ihre Ausgangssituation und Ihre Ziele.
So läuft ein ERP-Projekt ab – von der Analyse bis zum Betrieb
Starten Sie Ihr ERP-Projekt gut informiert
- Messbarer Nutzen – was ein ERP-Projekt bringt
- Zeitrahmen & Kosten – womit Sie rechnen müssen
- Rollen, Ressourcen & Governance – wer macht was
- 4 Phasen – von der Analyse bis zum Betrieb
- Typische Risiken – und wie wir sie meistern
- ORBIT & Business Central – Ihr ERP-Projekt in erfahrenen Händen
- FAQ – kurze Fragen, klare Antworten
Wann ist ein ERP-Projekt erfolgreich?
„In time, in budget, in quality“ – diese Messgrößen sind wichtig, aber sie greifen zu kurz. Denn ein ERP-System soll mehr leisten, als bloß Anforderungen zu erfüllen. Es soll den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig vorantreiben.
Deshalb stehen bei ORBIT Ihre Unternehmensziele im Mittelpunkt – als Leitfaden der Beratung, als Wegweiser im Projekt und als Prüfstein für den Projekterfolg. Jede Entscheidung, jede Konfiguration und jede Anpassung wird daran gemessen, ob sie einen messbaren Beitrag zu Ihrem Geschäftserfolg leistet.
Messbarer Nutzen: Was ein ERP-Projekt bringt
Bevor es um Phasen und Methoden geht, die entscheidende Frage: Was bringt das Projekt unterm Strich? Ein modernes ERP-System wirkt auf mehreren Ebenen gleichzeitig:
Prozesskosten senken
Standardisierung und Automatisierung von Routineabläufen reduzieren manuelle Aufwände und Fehlerquoten spürbar. Unternehmen berichten regelmäßig von Effizienzgewinnen im 2-stelligen Prozentbereich bei Kernprozessen wie Auftragsabwicklung, Einkauf oder Lagerverwaltung.
Skalierbarkeit sichern
Ein flexibles ERP-System wächst mit Ihrem Unternehmen. Neue Standorte, zusätzliche Geschäftsfelder oder veränderte Lieferketten lassen sich abbilden, ohne die gesamte IT-Landschaft neu aufzubauen.
Entscheidungen beschleunigen
Eine zentrale Datenbasis mit Echtzeit-Zugriff ersetzt das Zusammensuchen von Informationen aus Insellösungen. Führungskräfte erhalten belastbare Zahlen, wenn sie sie brauchen – nicht Tage später.
Investitionsschutz schaffen
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central als Plattform setzen Sie auf ein System, das kontinuierlich weiterentwickelt wird – inklusive KI-gestützter Funktionen, die schrittweise zusätzlichen Nutzen erschließen.
Was ist mit dem Return on Invest (ROI)?
Der ROI zeigt sich nicht nur in eingesparten Kosten, sondern vor allem in der gewonnenen Handlungsfähigkeit: schnellere Reaktionszeiten, bessere Planungsgrundlagen und eine IT-Landschaft, die Wachstum ermöglicht statt begrenzt.
Deckt sich das mit Ihren Zielen?
Jedes Unternehmen gewichtet diese Nutzenpotenziale anders. In einem kostenlosen Erstgespräch ordnen wir gemeinsam ein, welche Hebel für Ihr Unternehmen den größten Unterschied machen.
Womit Sie rechnen müssen: Zeitrahmen und Kosten
Ein ERP-Projekt ist eine Investition in Zeit und Budget. Je realistischer die Erwartungen, desto reibungsloser der Verlauf.
Typische Projektdauer
Für mittelständische Unternehmen liegt die Projektlaufzeit von Kickoff bis Go-Live in der Regel bei 6-12 Monaten – abhängig von Faktoren wie:
- Anzahl der einzuführenden Module und Funktionsbereiche
- Komplexität der bestehenden Systemlandschaft und Datenqualität
- Umfang individueller Anpassungen gegenüber dem Standard
- Verfügbarkeit interner Ressourcen für Workshops, Tests und Abnahmen
Hinzu kommt eine Stabilisierungsphase von typischerweise 2-3 Monaten nach dem Go-Live, in der das System im Echtbetrieb feinjustiert wird.
Kostenstruktur transparent verstehen
Die Investition in ein ERP-Projekt setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen:
- Lizenzkosten: Abhängig vom gewählten Modell (Cloud-Subskription oder On-Premises) und der Anzahl der Nutzer*innen
- Implementierungskosten: Beratung, Konfiguration, Anpassung, Datenmigration und Testphasen
- Schulungskosten: Trainings für Key User und Endanwender*innen
- Laufende Betriebskosten: Support, Wartung und kontinuierliche Weiterentwicklung
ORBIT erstellt auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen ein transparentes Angebot – damit Sie von Anfang an wissen, womit Sie kalkulieren können. Keine versteckten Posten, keine Überraschungen im Projektverlauf!
Wer macht was: Rollen, Ressourcen und Governance
Ein ERP-Projekt gelingt nur, wenn Verantwortlichkeiten und Kapazitäten auf beiden Seiten klar definiert sind. Unklare Zuständigkeiten führen zu Verzögerungen, Doppelarbeit und Frustration.
Bei ORBIT arbeiten wir mit einer transparenten Rollenverteilung. Diese Struktur sorgt dafür, dass Ihr ERP-Projekt auch bei hoher Komplexität steuerbar bleibt – und Sie als Entscheidungsträger*in jederzeit den Überblick behalten.
ORBIT gestaltet Workshops, Arbeitspakete und Abstimmungsformate so, dass die Belastung für Ihr Tagesgeschäft handhabbar bleibt.
Auf Ihrer Seite
Projektauftraggeber*in (Sponsor): Gibt die strategische Richtung vor, sichert Budget und Ressourcen, trifft finale Entscheidungen im Lenkungsausschuss. In der Regel eine Geschäftsführungsrolle. Zeitaufwand: In der Regel 2-4 Stunden pro Monat für den Lenkungsausschuss.
Interne*r Projektleiter*in: Zentrale Ansprechperson für ORBIT, koordiniert die internen Fachbereiche, steuert die Verfügbarkeit von Key User*innen und treibt Entscheidungen voran.
Key User*innen: Fachexpert*innen aus den betroffenen Bereichen (Finanzen, Vertrieb, Produktion, Logistik). Sie bringen das Prozesswissen ein, testen das System und fungieren nach dem Go-Live als Multiplikator*innen. Zeitaufwand: Durchschnittlich 20-30 % der Arbeitszeit während der Projektlaufzeit.
Auf ORBIT-Seite
- Projektleitung: Verantwortet Zeitplan, Meilensteine und Qualitätssicherung. Koordiniert das ORBIT-Team und eskaliert bei Bedarf.
- ERP-Berater*innen: Übersetzen Ihre fachlichen Anforderungen in Systemkonfigurationen und begleiten Sie von der Analyse bis zum Go-Live.
- Technische Spezialist*innen: Verantworten Datenmigration, Schnittstellenentwicklung und individuelle Anpassungen.
- Change- und Trainingsexpert*innen: Entwickeln Schulungskonzepte und begleiten die organisatorische Veränderung.
Gemeinsame Governance
- Lenkungsausschuss: Trifft strategische Entscheidungen, löst Zielkonflikte und gibt Meilensteine frei. Tagt in der Regel monatlich oder bei Bedarf.
- Projektteam-Meetings: Operative Abstimmung im ein- bis zweiwöchigen Rhythmus zu Fortschritt, offenen Punkten und nächsten Schritten.
- Statusberichte: Regelmäßige, strukturierte Berichte zu Zeitplan, Budget und Risiken – damit alle Beteiligten jederzeit den gleichen Informationsstand haben.
- Eskalationswege: Klar definierte Stufen, damit Entscheidungen nicht im Tagesgeschäft untergehen.
Noch offene Fragen zu Zeitaufwand, Investition und Verantwortlichkeiten?
Projektdauer und Kostenstruktur hängen stark von Ihrer individuellen Ausgangslage ab. In einem kostenlosen Erstgespräch schaffen wir Klarheit – konkret und auf Ihr Unternehmen bezogen.
4 Phasen eines ERP-Projekts mit ORBIT
Jedes ERP-Projekt folgt bei uns einem bewährten Fahrplan. 4 Phasen bilden das Grundgerüst – von der 1. Bestandsaufnahme bis zum produktiven Betrieb.
Phase 1: Analyse – das Fundament legen
ERP-Projekte sind so komplex wie die betrieblichen Abläufe, die sie abbilden. Buchhaltung, Vertrieb, Lieferkette, Produktion, Lagerhaltung – diese Prozesse greifen ineinander, und genau diese Verknüpfungen und Abhängigkeiten gilt es, präzise zu erfassen.
Die gründliche Prozess- und Datenanalyse bildet das Fundament für alle weiteren Phasen. Ohne dieses Fundament fehlt dem gesamten Projekt die Orientierung.
Was in der Analyse-Phase passiert:
- Prozesslandschaft erfassen: Wir dokumentieren Ihre bestehenden Geschäftsabläufe und erstellen eine Skizze der gesamten Prozesslandschaft.
- Bewertung aus mehreren Perspektiven: Welche Prozesse sind essenziell für das Unternehmen? Welche sind entscheidend für Ihre strategischen Ziele? Welche haben den stärksten Einfluss auf wichtige Kennzahlen? Und welche funktionieren reibungslos – oder laufen ins Leere?
- Datenanalyse: Relevante Datenströme werden identifiziert und auf Qualität, Konsistenz und Vollständigkeit geprüft.
- Anforderungen definieren und priorisieren: Aus den Ergebnissen leiten wir klare Anforderungen an das neue System ab – gewichtet nach Geschäftsrelevanz.
- Change-Management: ERP-Projekte sind Change-Projekte. Klare Kommunikation, aktive Einbindung der Stakeholder und transparente Informationen von Anfang an fördern die Akzeptanz und reduzieren Widerstände.
Typische Ergebnisse: Prozessdokumentation, Anforderungskatalog, Priorisierungsmatrix, engagierte Stakeholder
Phase 2: Planung – die Roadmap entwickeln
Auf Basis der Analyseergebnisse entsteht das passgenaue Konzept für Ihr ERP-System. Hier wird aus der Skizze der Prozesslandschaft eine konkrete Roadmap für die Systemkonfiguration.
Ein gutes Konzept balanciert Standardisierung und Individualisierung. Es vermeidet unnötige Anpassungen, ohne Ihre spezifischen Anforderungen zu vernachlässigen.
Was in der Planungs-Phase passiert:
- Systemarchitektur planen: Welche Plattform, welches Deployment-Modell – Cloud, On-Premises oder hybrid – passt zu Ihren Anforderungen? Als zertifizierter Microsoft-Partner setzt ORBIT auf Microsoft Dynamics 365 Business Central als bewährte Basis.
- Module auswählen: Standardfunktionalitäten werden priorisiert. Individuelle Erweiterungen kommen nur dort zum Einsatz, wo der Standard nicht ausreicht – sauber dokumentiert und zukunftssicher.
- Roadmap erstellen: Ein realistischer Projektplan mit klaren Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Zeitfenstern entsteht.
- Integrationskonzept entwickeln: Schnittstellen zu bestehenden Systemen und Anwendungen werden definiert, damit Ihr ERP als „Single Point of Truth“ funktioniert.
Typische Ergebnisse: Lösungsdesign, Modulauswahl, Projektplan mit Meilensteinen, Integrationskonzept
Phase 3: Implementierung – das System zum Leben bringen
Jetzt wird es konkret. Die Konzeption wird in ein funktionierendes System überführt – Schritt für Schritt, kontrolliert und nachvollziehbar.
Gründliches Testen vor dem Go-Live ist kein optionaler Schritt – es ist die Absicherung Ihrer Investition. Parallelbetrieb mit dem Altsystem kann zusätzliche Sicherheit schaffen.
Was in der Implementierungsphase passiert:
- Konfiguration und Anpassung: Das ERP-System wird auf Basis des Lösungsdesigns eingerichtet. Standardprozesse werden konfiguriert, individuelle Anpassungen umgesetzt.
- Datenmigration: Bestehende Daten werden bereinigt, transformiert und in das neue System überführt. Datenqualität ist hier entscheidend – fehlerhafte Altdaten gefährden den gesamten Betrieb.
- Integration: Schnittstellen zu Drittsystemen, Kommunikationstools und bestehenden Anwendungen werden hergestellt.
- Testen auf allen Ebenen: Einzelne Funktionen (Unit Tests), das Zusammenspiel der Module (Integrationstests) und die Abnahme durch Ihre Key User*innen (User Acceptance Tests) stellen sicher, dass das System zuverlässig arbeitet.
Typische Ergebnisse: Konfiguriertes System, migrierte Daten, Testprotokolle, Abnahmefreigabe
Phase 4: Betrieb – die Bewährung im Alltag
Der Go-Live ist nicht das Ende des Projekts – er ist der Beginn einer neuen Arbeitsweise. Damit der Übergang gelingt, braucht es gezielte Vorbereitung und engmaschige Begleitung.
Der richtige Zeitpunkt für den Go-Live will gut gewählt sein: Monats- oder Quartalsabschlüsse und Hochphasen im operativen Geschäft sind keine guten Starttermine.
Was in der Betriebsphase passiert:
- Schulung der Anwender*innen: Key User und Endanwender*innen werden praxisnah geschult – idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Go-Live. Wer das System versteht, nutzt es produktiv.
- Go-Live mit Hypercare: In den ersten Tagen und Wochen nach dem Start steht ein erweitertes Support-Team bereit. Transaktionsvolumen werden überwacht, Fehlermuster erkannt und Probleme schnell gelöst.
- Kontinuierliche Weiterentwicklung: Nach der Stabilisierungsphase beginnt die Optimierung. Neue Anforderungen, KI-gestützte Funktionen oder zusätzliche Module erweitern das System im laufenden Betrieb.
Typische Ergebnisse: Produktivsystem, geschulte Anwender*innen, Supportstruktur, Optimierungsplan
Best Practices im ERP-Projekt
Sie bereiten ein ERP-Projekt vor und möchten von den Erfahrungen aus vielen Projekten im Mittelstand profitieren?
Unser E-Book fasst die wichtigsten Erfolgsfaktoren kompakt zusammen – von der Prozessanalyse bis zum Go-Live.
Stolpersteine: Typische Risiken – und wie wir sie meistern
Risikomanagement ist bei ORBIT kein separater Dokumentationsprozess, sondern fester Bestandteil jedes Statusberichts und jeder Lenkungsausschuss-Sitzung. Denn: Kein ERP-Projekt verläuft ohne Herausforderungen. Der Unterschied liegt darin, ob Risiken frühzeitig erkannt und gesteuert werden – oder ob sie das Projekt ausbremsen. Aus langjähriger Projekterfahrung kennen wir die typischen Stolperstellen.
Der Umfang wächst unkontrolliert
Wie ORBIT gegensteuert: Anforderungsdefinition in der Analysephase, Change Requests mit Aufwandsbewertung, Priorisierung im Lenkungsausschuss
Datenqualität falsch eingeschätzt
Wie ORBIT gegensteuert: Datenanalyse und -bereinigung als eigener Projektschritt – nicht als Nebentätigkeit kurz vor der Migration
Interne Ressourcen nicht verfügbar
Wie ORBIT gegensteuert: realistische Kapazitätsplanung von Beginn an, flexible Workshop-Formate, klare, in den Alltag integrierbare Arbeitspakete
Fachbereiche blockieren Veränderungen
Wie ORBIT gegensteuert: Change-Management ab Phase 1, frühzeitige Einbindung der Stakeholder, klare Kommunikation über Ziele und Nutzen
Zeitplan gerät unter Druck
Wie ORBIT gegensteuert: Puffer in der Projektplanung, regelmäßiges Monitoring im Lenkungsausschuss, frühe Eskalation, statt spätes Reagieren
Schnittstellen zu Drittsystemen funktionieren nicht
Wie ORBIT gegensteuert: Integrationskonzept in der Konzeptionsphase, frühe Tests der kritischen Schnittstellen, Fallback-Szenarien für den Go-Live
Welche Bedenken beschäftigen Sie mit Blick auf Ihr ERP-Projekt?
Ob Datenqualität, interne Kapazitäten oder Zeitdruck – in einem kostenlosen Erstgespräch sprechen wir offen über die Herausforderungen, die Sie sehen, und zeigen, wie wir ihnen begegnen.
ERP-Projekte & Referenzen
PM Pfennings Mobility: Digitaler Lieferprozess
Digitaler Lieferprozess, weniger Kosten: PM Pfennings Mobility plant die Auslieferung seiner Schmierstoffe jetzt digital und visuell.
Engels Kerzen GmbH: ERP-Update und Migration in die Cloud
Um das ERP-System zukunftssicher aufzustellen, unterstützte ORBIT ein Migrationsprojekt und begleitete die Neustrukturierung der Geschäftsprozesse.
ERP im Zusammenspiel: So entfaltet Ihr System seinen vollen Wert
Betriebliche Prozesse enden nicht an den Grenzen des Back-Office. Verbinden Sie Ihr ERP-System nahtlos mit den Lösungen, die den Vertrieb, die Zusammenarbeit und das Reporting steuern.
CRM – Kundenbeziehungen gezielt steuern
Verbinden Sie Ihre ERP-Daten mit Vertrieb, Marketing und Service. So entsteht eine durchgängige Sicht auf Ihre Kunden – vom ersten Kontakt über den Auftrag bis zum After-Sales.
Business Intelligence – aus Daten Entscheidungen ableiten
Ihr ERP-System sammelt täglich wertvolle Geschäftsdaten. Mit einer BI-Lösung verwandeln Sie diese Daten in aussagekräftige Analysen, Echtzeit-Dashboards und belastbare Planungsgrundlagen.
Modern Workplace – mobil und vernetzt arbeiten
Geben Sie Ihren Teams die Werkzeuge, die sie brauchen – überall und jederzeit. Integrierte Kommunikations- und Kollaborationstools verbinden den Modern Workplace direkt mit Ihren ERP-Prozessen.
Aktuell im Blog
Warum ERP-Projekte scheitern. So vermeiden Sie die häufigsten Fehler
Fristen gerissen, Budget gesprengt, Fachbereiche frustriert – und am Ende funktioniert das System, aber niemand nutzt es richtig. So sieht die Realität in vielen ERP-Projekten aus. Wir zeigen, woran es liegt un…
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E-Rechnung wird Pflicht. Was Unternehmen wissen müssen.
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Live im Online-Seminar: Treffen Sie unsere ERP-Expert*innen!
Online-Seminar | E-Rechnung im Mittelstand
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ORBIT & Business Central: Ihr ERP-Projekt in erfahrenen Händen
Auf dieser Seite haben Sie erfahren, wie ein ERP-Projekt bei ORBIT abläuft – von der Prozessanalyse bis zum produktiven Betrieb. Die Frage, die bleibt: Mit welcher Plattform – und mit welchem Partner?
Wir setzen auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Nicht, weil es die einzige Lösung am Markt ist – sondern weil sie unserer Erfahrung nach am besten zu den Anforderungen mittelständischer Unternehmen passt: modular, skalierbar, nahtlos eingebettet in das Microsoft-Ökosystem und offen für branchenspezifische Erweiterungen.
Warum ORBIT?
Erfahren
Tausende Projekte im Mittelstand seit 1985 – wir kennen die Herausforderungen, die in keinem Lastenheft stehen.
Ganzheitlich
Wir denken ERP nie isoliert, sondern immer im Zusammenspiel mit CRM, BI, Modern Workplace und Security.
Partnerschaftlich
Zusammenarbeit als Co-Sourcing statt als klassisches Outsourcing, Transparenz bei Kosten und Zeitplan.
Vernetzt
Als Teil der Detecon- und T-Systems-Familie verbinden wir Mittelstandsnähe mit Konzernsicherheit.
Unabhängig bestätigt: ORBIT ist führender Dynamics-365-Anbieter
So das Urteil der aktuellen Studie „ISG Provider Lens Microsoft AI and Cloud Ecosystem 2025“:
„ORBIT ermöglicht eine agile Umsetzung von Dynamics 365-Projekten, die es den Unternehmen erlaubt, schnell Werte zu schaffen und gleichzeitig maximale Transparenz in Bezug auf Kosten und Zeitplan zu erreichen.“
Kurze Fragen – klare Antworten: Rund um den ERP-Projekt-Ablauf
Von Kickoff bis Go-Live rechnen Sie mit 6-12 Monaten – abhängig von Modulumfang, Systemkomplexität und internen Kapazitäten. Nach dem Go-Live folgt eine Stabilisierungsphase von 2-3 Monaten.
Key User bringen durchschnittlich 20-30 % ihrer Arbeitszeit ein. Zusätzlich braucht es einen interne*n Projektverantwortliche*n und Entscheidungsträger*in im Lenkungsausschuss. ORBIT gestaltet Arbeitspakete und Workshops so, dass die Belastung für das Tagesgeschäft handhabbar bleibt.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten, Implementierung, Schulung und laufendem Betrieb zusammen. ORBIT erstellt auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen ein transparentes Angebot – ohne versteckte Posten.
Ja. Ob Sie von Dynamics NAV, einer Branchenlösung oder einem Drittsystem kommen – ORBIT begleitet die Migration mit einem strukturierten Vorgehen, das Risiken minimiert und bewährte Prozesse erhält.
Change-Management ist bei ORBIT kein nachgelagerter Schritt, sondern integraler Bestandteil ab Phase 1. Frühzeitige Kommunikation, praxisnahe Schulungen und Begleitung über den Go-Live hinaus sichern die Akzeptanz.
Business Central verbindet bewährte Standardprozesse mit hoher Anpassungsfähigkeit, ist nahtlos in das Microsoft-Ökosystem integriert und wird kontinuierlich weiterentwickelt – inklusive KI-gestützter Funktionen. Für mittelständische Unternehmen bietet es das beste Verhältnis aus Leistungsfähigkeit und Flexibilität.
Der Go-Live ist der Beginn, nicht das Ende. In der Hypercare-Phase steht ein erweitertes Support-Team bereit. Danach folgt die kontinuierliche Weiterentwicklung: neue Module, Prozessoptimierungen und die schrittweise Integration von KI-Funktionen.
Ihr nächster Schritt: Sprechen Sie mit uns über Ihr ERP-Projekt
Sie planen ein ERP-Projekt oder stehen vor einer Migration? Sie möchten wissen, wie der Projekt-Ablauf für Ihr Unternehmen aussieht?
In einem kostenlosen Erstgespräch skizzieren wir gemeinsam den Weg – von der Analyse bis zum Go-Live, abgestimmt auf Ihre Ziele und Ihre Ausgangslage.
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