Microsoft 365 Datenstandort: Neue Einstellung zur Datenspeicherung

Microsoft erweitert die Möglichkeiten zur Verwaltung des Datenstandorts in Microsoft 365. Mit der neuen Einstellung „Store Microsoft 365 customer data in-country“ können Unternehmen künftig festlegen, ob bestimmte Microsoft-365-Daten weiterhin verpflichtend im jeweiligen Land gespeichert werden oder innerhalb der europäischen Cloud-Infrastruktur von Microsoft verschoben werden dürfen. Die Änderung des Microsoft 365 Datenstandorts tritt ab dem 14.12.2026 in Kraft.

Betroffen sind insbesondere Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Datensouveränität.

Option „Ein“: Daten bleiben im jeweiligen Land

Wird die Einstellung aktiviert, speichert Microsoft die Daten der betroffenen Dienste weiterhin in der vertraglich zugesicherten Geografie. Für deutsche Unternehmen bedeutet dies grundsätzlich, dass die entsprechenden Daten weiterhin in Deutschland gespeichert werden.

Diese Option kann insbesondere für Unternehmen relevant sein, die:

• regulatorische Anforderungen erfüllen müssen,
• vertragliche Verpflichtungen gegenüber Kunden haben,
• Vorgaben von Betriebsräten berücksichtigen müssen,
• besonderen Wert auf nationale Datenspeicherung legen.

Option „Aus“: Speicherung innerhalb der EU möglich

Wird die Einstellung deaktiviert, entfällt die Zusage zur Speicherung im jeweiligen Land. Microsoft kann die betroffenen Daten dann innerhalb der EU Data Boundary (EUDB) speichern und verschieben.

Wichtig dabei: Die Daten verlassen nicht automatisch Europa. Sie können jedoch innerhalb der EU-Rechenzentrumslandschaft von Microsoft gespeichert werden und müssen nicht mehr zwingend in Deutschland liegen.

Die EU Data Boundary bleibt bestehen

Für viele Unternehmen ist besonders relevant: Die neue Einstellung hat keinen Einfluss auf die EU Data Boundary von Microsoft. Diese bleibt bestehen unabhängig von der gewählten Einstellung. Microsoft stellt ausdrücklich klar, dass die EUDB-Verpflichtungen weiterhin gelten.

Neue Tenants sind standardmäßig betroffen

Für berechtigte Microsoft-365-Tenants, die nach dem 14. September 2026 eingerichtet werden, ist die Einstellung standardmäßig deaktiviert.

Bestehende Kunden sollten die Informationen im Microsoft 365 Message Center prüfen und kontrollieren, welche Einstellung aktuell für ihren Tenant hinterlegt ist.

Kann die Entscheidung später geändert werden?

Ja. Sie können die Einstellung jederzeit wieder aktivieren.

In diesem Fall verpflichtet sich Microsoft erneut zur Speicherung in der vorgesehenen Geografie und beginnt mit der Rückverlagerung der betroffenen Daten. Dieser Prozess kann laut Microsoft mehrere Monate dauern und etwa sechs Monate in Anspruch nehmen.

Was bedeutet die Änderung für Unternehmen?

Die eigentliche Relevanz der Änderung liegt weniger im Datenstandort selbst. Für die meisten Unternehmen ist eine Speicherung innerhalb der Europäischen Union aus Compliance-Sicht vollkommen ausreichend. Eine Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland wird zwar häufig bevorzugt, ist jedoch in vielen Fällen eher eine organisatorische oder strategische Entscheidung als eine regulatorische Notwendigkeit.

Die Neuerung zeigt jedoch, wie wichtig es geworden ist, Änderungen in Microsoft 365 kontinuierlich zu überwachen. Microsoft veröffentlicht regelmäßig neue Funktionen und Einstellungen, die Auswirkungen auf Sicherheit, Compliance, Datenschutz und Governance haben können. Unternehmen sollten daher nicht nur neue Features bewerten, sondern auch prüfen, welche Konfigurationsänderungen standardmäßig aktiviert werden oder sich durch Updates ergeben.

Microsoft stellt neue Funktionen und Einstellungen zunehmend nicht mehr ausschließlich als Opt-in bereit, sondern teilweise standardmäßig aktiviert oder sie werden automatisch wirksam, sofern Unternehmen nicht aktiv eingreifen. Wer seinen Tenant nicht regelmäßig überprüft, riskiert, relevante Änderungen erst dann zu entdecken, wenn sie bereits wirksam sind.

Die neue Einstellung zur Datenresidenz ist deshalb vor allem ein weiterer Anlass, Governance-Prozesse und regelmäßige Tenant Reviews fest zu etablieren. Nur so lässt sich sicherstellen, dass neue Funktionen, Richtlinien und Konfigurationen dauerhaft mit den eigenen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Datenschutz im Einklang stehen.

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