ERP-Software im Vergleich: 5 ERP-Systeme für den Mittelstand

Eine ERP-Software bildet zentrale Geschäftsprozesse ab: vom Finanzwesen über Einkauf, Verkauf und Lager bis hin zur Produktion. Das System verbindet Abläufe, Daten und Abteilungen und schafft damit die Grundlage für effiziente Prozesse und fundierte Entscheidungen. Wie gut das gelingt, hängt allerdings nicht allein von der ERP-Software ab, sondern auch davon, wie gut sie zu Ihrem Unternehmen passt.

Worauf es bei der ERP-Auswahl ankommt

Welche Lösung infrage kommt, hängt von Ihrem Geschäftsmodell, Ihren Prozessen und Ihren strategischen Zielen ab. Ein Handelsunternehmen mit komplexer Warenwirtschaft hat andere Anforderungen als ein Fertigungsbetrieb, der Material, Maschinen, Kapazitäten und Liefertermine aufeinander abstimmen muss. Auch die vorhandene IT-Landschaft spielt eine Rolle: Bestehende Anwendungen, Schnittstellen und Datenstrukturen können die Einführung erleichtern – oder zusätzlichen Aufwand verursachen.

Die Auswahl ist eine strategische Entscheidung: Das neue ERP soll aktuelle Anforderungen zuverlässig erfüllen, mit dem Unternehmen wachsen und künftige Entwicklungen unterstützen. Gleichzeitig muss es sich in die IT-Landschaft integrieren und wirtschaftlich betreiben lassen.

Für eine tragfähige Entscheidung sollten 3 Perspektiven zusammenkommen:

• Geschäftsführung: Unterstützt das ERP die Firmenstrategie, weiteres Wachstum und eventuell die Internationalisierung? Lässt sich die Lösung langfristig weiterentwickeln?
• Finanzleitung: Wie wirtschaftlich ist die Investition über den gesamten Lebenszyklus? Neben den Anschaffungskosten zählen auch Einführung, Betrieb, Wartung und spätere Erweiterungen – zusammengefasst als Total Cost of Ownership (TCO).
• IT-Leitung: Wie gut fügt sich das System in die bestehende Architektur ein? Welche Integrationen, Sicherheitsanforderungen und Betriebsmodelle sind relevant? Und wie aufwendig lassen sich künftige Anforderungen umsetzen?

Entscheidend ist dabei nicht, welches ERP-System die längste Funktionsliste vorweisen kann. Wichtiger ist, ob es Ihre konkreten Arbeitsabläufe zuverlässig unterstützt, notwendige Erweiterungen ermöglicht und zu Ihrer langfristigen IT-Strategie passt. Ein Vergleich anhand typischer Prozesse und realistischer Gesamtkosten liefert dafür mehr Orientierung als ein reiner Feature-Vergleich.

Welche ERP-Systeme der Vergleich betrachtet

Dieser Beitrag vergleicht 5 ERP-Software-Lösungen, die sich im Mittelstand bewährt haben und unterschiedliche Schwerpunkte setzen:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindet kaufmännische ERP-Prozesse eng mit Microsoft-Anwendungen.
• SAP Business One ist eine Option für Unternehmen, die ihre ERP-Lösung im SAP-Ökosystem einsetzen möchten.
• Sage 100 setzt Schwerpunkte bei Warenwirtschaft und kaufmännischen Abläufen und lässt sich modular erweitern.
• Proalpha richtet sich insbesondere an Unternehmen mit komplexen industriellen Prozessen und integrierter Produktionsplanung.
• abas ERP ist auf produzierende Unternehmen ausgerichtet, bei denen Fertigungsaufträge, Materialversorgung und Produktionssteuerung eng zusammenspielen.

Der Vergleich ist kein Ranking.

Vielmehr geht es darum aufzuzeigen, welche Anforderungen bei der Auswahl besonders wichtig sind und welche Fragen Unternehmen im Auswahlprozess klären sollten. Denn Funktionsumfang und Betriebsmodell können je nach Produktversion, Konfiguration und Anbieterangebot variieren.

Prüfen Sie deshalb nicht nur, was ein System grundsätzlich kann, sondern auch, welche Funktionen im konkreten Angebot enthalten sind, welche Erweiterungen erforderlich werden und welcher Aufwand für Integration und Betrieb entsteht. Erst dann lässt sich beurteilen, welche Lösung zu Ihren Geschäftsprozessen, Ihrer IT-Landschaft und den Zielen Ihres Unternehmens passt.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: ERP im Microsoft-Ökosystem

Ein wesentlicher Vorteil ist die Integration in Microsoft 365 und die Power Platform. Dadurch lassen sich z. B. Daten in Excel analysieren, Abläufe mit Power Automate automatisieren und zusätzliche Anwendungen mit Power Apps entwickeln.

Auch Fertigungsunternehmen können Business Central einsetzen. Die Lösung unterstützt u. a. diskrete Fertigung sowie Auftrags- und Serienfertigung. Bei komplexen Produktionsprozessen sollte allerdings geprüft werden, ob die Standardfunktionen und geeignete Erweiterungen ausreichen oder ein stärker spezialisiertes ERP-System besser passt.

1. Erweiterbarkeit & Flexibilität

Über Microsoft AppSource stehen zahlreiche Partnerlösungen und Branchen-Erweiterungen zur Verfügung. Mit der Power Platform lassen sich zudem Workflows automatisieren und individuelle Anwendungen mit vergleichsweise geringem Programmieraufwand entwickeln.

Entscheidend ist, ob sich die benötigten Prozesse durch den Standard und passende Erweiterungen wirtschaftlich abbilden lassen. Umfangreiche Sonderentwicklungen erhöhen den Implementierungs-, Test- und Wartungsaufwand.

2. Usability & Mitarbeiterakzeptanz

Wer bereits mit Microsoft 365 arbeitet, profitiert von vertrauten Arbeitsumgebungen und integrierten Abläufen. Wie intuitiv Business Central im Alltag funktioniert, hängt jedoch auch von den eingerichteten Prozessen, den Benutzerrollen und der Gestaltung der Arbeitsoberflächen ab. Schulungen und eine gute Einführung bleiben wichtige Voraussetzungen für die Akzeptanz.

3. Betriebsmodell & Updates

Business Central ist primär als SaaS-Lösung in der Microsoft Cloud konzipiert, kann aber auch On-Premises betrieben werden. Im Cloud-Modell stellt Microsoft regelmäßig Updates und zweimal jährlich größere Release-Waves bereit. Erweiterungen werden über ein App-Modell vom Microsoft-Standard getrennt. Das erleichtert die Wartung, schließt zusätzlichen Aufwand bei Versionswechseln aber nicht aus.

4. Lizenzmodelle & Betriebskosten

Business Central wird im Abonnement pro Anwender lizenziert. Die verfügbaren Lizenztypen unterscheiden sich nach Funktionsumfang und Nutzungsrechten. Dazu gehören u. a. Essentials, Premium und Team Member. Im Cloud-Betrieb sind wesentliche Leistungen für Hosting und Plattformbetrieb Bestandteil des Angebots.

SAP Business One: ERP im SAP-Ökosystem

Ein Vorteil ist die Anbindung an das SAP-Umfeld. Für Unternehmen mit einer übergeordneten SAP-Landschaft kann SAP Business One die geeignete Lösung sein, um Prozesse und Daten zwischen Tochtergesellschaften und Konzernzentrale zu verbinden.

Wichtig für die Systemauswahl: SAP Business One ist eine eigenständige ERP-Lösung und nicht einfach eine kleinere Version von SAP S/4HANA. Ein späterer Wechsel auf SAP S/4HANA muss deshalb als eigenes Migrationsprojekt geplant werden.

1. Erweiterbarkeit & Flexibilität

SAP Business One lässt sich durch Partner-Add-ons und individuelle Erweiterungen ergänzen. Für die Integration von Drittsystemen stehen Schnittstellen und Entwicklungswerkzeuge zur Verfügung. Je nach Ausführung kann das System mit Microsoft SQL Server oder SAP HANA betrieben werden. Die HANA-Variante bietet zusätzliche Möglichkeiten für Analysen und Auswertungen.

Entscheidend ist, ob die benötigten Funktionen bereits im Standard vorhanden sind oder durch geeignete Erweiterungen wirtschaftlich ergänzt werden können. Je mehr individuelle Anpassungen und Partnerlösungen zum Einsatz kommen, desto wichtiger werden eine saubere Integrationsarchitektur und eine langfristig gesicherte Betreuung.

2. Usability & Mitarbeiterakzeptanz

SAP Business One bietet eine integrierte Arbeitsumgebung für kaufmännische Aufgaben, etwa in Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Lagerverwaltung. Auswertungen und operative Prozesse greifen auf gemeinsame Unternehmensdaten zu. Das unterstützt durchgängige Abläufe und eine einheitliche Informationsbasis. Ob die Bedienung im Arbeitsalltag überzeugt, hängt von den Aufgaben der jeweiligen Nutzer*innen, der Konfiguration und den eingesetzten Erweiterungen ab.

3. Betriebsmodell & Updates

SAP Business One kann lokal (On-Premises) oder in einer Cloud- oder Hosting-Umgebung betrieben werden. Welche Variante passt, hängt von den Anforderungen an Datenkontrolle, Infrastruktur, Verfügbarkeit und internen IT-Ressourcen ab.

Versions- und Updatewechsel müssen mit Blick auf die eingesetzten Erweiterungen, Schnittstellen und individuellen Anpassungen geplant werden. Vorab sollte geklärt sein, wer für technische Betreuung, Aktualisierungen und Kompatibilitätstests verantwortlich ist.

4. Lizenzmodelle & Betriebskosten

Je nach Angebot und Bereitstellungsmodell kommen unterschiedliche Lizenz- und Subskriptionsmodelle infrage. Bei einer lokalen Installation oder einer Hosting-Lösung entstehen zusätzliche Aufwände für Infrastruktur, Datenbankbetrieb und technische Betreuung.

Sage 100: ERP für Warenwirtschaft und kaufmännische Prozesse

Verkauf, Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung und Finanzbuchhaltung greifen ineinander. So lassen sich Warenbewegungen, Belege und kaufmännische Daten zentral verwalten und auswerten.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf den Anforderungen des deutschsprachigen Marktes. Dazu zählen Funktionen für das Rechnungswesen sowie Schnittstellen, etwa für den Datenaustausch mit DATEV.

1. Erweiterbarkeit & Flexibilität

Die Lösung ist modular aufgebaut. Unternehmen können die benötigten Funktionsbereiche kombinieren und z. B. um Produktion, E-Commerce, Dokumentenmanagement oder Kundenmanagement ergänzen. Mit dem AppDesigner können z. B. Felder, Erfassungsmasken und Abläufe individuell gestaltet werden.

Für Unternehmen mit Fertigungsaktivitäten bietet Sage 100 zudem ein Produktionsmodul. Ob dessen Funktionsumfang ausreicht, hängt von den konkreten Fertigungs- und Planungsanforderungen ab.

2. Usability & Mitarbeiterakzeptanz

Sage 100 bietet eine eigenständige Arbeitsumgebung für kaufmännische Abläufe. Mitarbeitende in Einkauf, Verkauf, Lager und Rechnungswesen können mit zusammenhängenden Artikel-, Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- und Buchungsdaten arbeiten. Das reduziert die doppelte Datenerfassung und erleichtert die Abstimmung zwischen den Abteilungen.

Nutzer*innen sollten in die Prüfung typischer Arbeitsabläufe frühzeitig einbezogen werden. Auch Einarbeitung und Schulung sollten bei der Einführung eingeplant werden.

3. Betriebsmodell & Updates

Sage 100 kann lokal auf eigener Infrastruktur oder in einer gehosteten Cloud-Umgebung betrieben werden. Welche Variante infrage kommt, hängt u. a. von den vorhandenen IT-Ressourcen, den Anforderungen an den Zugriff und den gewünschten Verantwortlichkeiten für den Betrieb ab.

Bei Versionswechseln und Service-Packs können individuelle Maskenanpassungen, Skripte, Schnittstellen und Partnermodule zusätzlichen Prüf- und Testaufwand verursachen. Vor der Entscheidung sollte deshalb feststehen, wer Updates koordiniert, die Kompatibilität der Erweiterungen prüft und den laufenden technischen Betrieb verantwortet.

4. Lizenzmodelle & Betriebskosten

Je nach aktuellem Angebot und Vertragsmodell bieten sich Subskriptionsmodelle oder ein Lizenzkauf mit Softwarepflege an. Bei lokalem Betrieb oder bestimmten Hosting-Modellen können zusätzliche Aufwendungen für Infrastruktur, Datenbanklizenzen, Sicherung und technische Betreuung entstehen.

Proalpha: ERP für komplexe industrielle Prozesse

Ein Schwerpunkt liegt auf der Planung und Optimierung komplexer Fertigungsabläufe. Mit Advanced Planning and Scheduling (APS) lassen sich Ressourcen wie Material, Maschinen, Werkzeuge und Personal aufeinander abstimmen. So können Unternehmen Engpässe frühzeitig erkennen, Fertigungsaufträge priorisieren und Liefertermine verlässlicher planen. Auch Änderungen im laufenden Betrieb können in die Planung einbezogen werden.

1. Erweiterbarkeit & Flexibilität

Proalpha verbindet ERP-Funktionen mit ergänzenden Lösungen für industrielle Anforderungen. Lösungen für Qualitätssicherung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung, Dokumentenmanagement, Business Intelligence sowie CAD- und Produktdatenmanagement-Anbindungen lassen sich ergänzen. Damit eignet sich Proalpha besonders für Unternehmen, die ihre industriellen Abläufe über mehrere Bereiche hinweg integrieren und steuern möchten.

2. Usability & Mitarbeiterakzeptanz

In industriellen Unternehmen müssen unterschiedliche Rollen mit denselben Prozessdaten arbeiten – von der Arbeitsvorbereitung über die Produktionsplanung bis zur Fertigungsleitung. Proalpha unterstützt diese Zusammenarbeit, indem Informationen zu Aufträgen, Ressourcen, Material und Terminen in die Planung und Steuerung einfließen.

Ob die Software im Arbeitsalltag überzeugt, hängt davon ab, wie gut die jeweiligen Arbeitsabläufe abgebildet werden und wie schnell Mitarbeitende die benötigten Informationen finden. Deshalb sollten Unternehmen bei einer Systemdemo nicht nur die Funktionen betrachten, sondern typische Aufgaben durchspielen. Auch Schulungen und die Einbindung der Fachbereiche sind für die Akzeptanz entscheidend.

3. Betriebsmodell & Updates

Je nach Angebot und Projektkonstellation kommen verschiedene Betriebsmodelle infrage, darunter der Betrieb auf eigener Infrastruktur sowie Cloud- und Managed-Cloud-Varianten. Welche Bereitstellung geeignet ist, hängt unter anderem von den Anforderungen an Datenhaltung, Verfügbarkeit, IT-Ressourcen und Verantwortlichkeiten ab. Bei einem industriell stark integrierten ERP-System sollten Unternehmen auch den langfristigen Aufwand für Updates und Erweiterungen berücksichtigen.

4. Lizenzmodelle & Betriebskosten

Je nach Betriebsmodell kommen Kauf- oder Subscription-Modelle infrage. Bei komplexen Fertigungsunternehmen sollte die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung neben den Lizenz- und Betriebskosten auch mögliche Effekte auf Ressourcenauslastung, Engpässe und Durchlaufzeiten berücksichtigen. Diese sollten anhand konkreter Prozesse und messbarer Ziele bewertet werden.

abas ERP: ERP für Produktionsplanung und Fertigungssteuerung

Ein Schwerpunkt liegt auf der durchgängigen Planung und Steuerung von Fertigungsaufträgen. Die Software unterstützt unter anderem die Materialbedarfs- und Terminplanung, Kapazitätsplanung, Fertigungssteuerung und Feinplanung. Unternehmen erkennen, wenn Material oder Kapazitäten fehlen, welche Aufträge kritisch sind und wo eine Umplanung erforderlich ist.

Auch die Verbindung zwischen Konstruktion und Produktion spielt eine Rolle. Über CAD-Anbindungen können Konstruktionsdaten in die Fertigungsprozesse einfließen. Ergänzend helfen Funktionen zur Kalkulation und Nachkalkulation dabei, geplante und tatsächliche Zeiten und Kosten zu vergleichen. abas ERP ist damit besonders für Unternehmen interessant, die ihre Fertigung eng mit Disposition, Materialversorgung und Auftragsabwicklung verzahnen möchten.

1. Erweiterbarkeit & Flexibilität

abas ERP bietet Funktionen für diverse Fertigungsarten und lässt sich an die betrieblichen Anforderungen anpassen. Für die Verbindung mit Konstruktion und Produktdatenmanagement stehen Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Über Schnittstellen können außerdem weitere Systeme angebunden werden.

Bei der Auswahl kommt es darauf an, wie gut die vorhandenen Planungs- und Steuerungsfunktionen zu den tatsächlichen Fertigungsabläufen passen. Unternehmen sollten z. B. prüfen, wie Varianten, Stücklisten, Arbeitsgänge, externe Bearbeitung und kurzfristige Änderungen abgebildet werden. Individuelle Erweiterungen und Anbindungen an Drittsysteme sollten ebenfalls berücksichtigt werden – einschließlich ihres späteren Pflege- und Testaufwands.

2. Usability & Mitarbeiterakzeptanz

In der Fertigung zählt, dass die benötigten Informationen schnell verfügbar sind und Mitarbeitende bei Abweichungen handlungsfähig bleiben. abas ERP stellt dafür Informationen zu Fertigungsaufträgen, Materialverfügbarkeit, Kapazitäten und Produktionsfortschritt bereit. Fertigungsplanung und -steuerung arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Die Eignung der Benutzeroberfläche sollte anhand der jeweiligen Rollen bewertet werden: Welche Informationen benötigen Disposition, Arbeitsvorbereitung und Fertigungsleitung? Wie schnell lassen sich kritische Aufträge erkennen? Wie einfach können Reihenfolgen angepasst und Rückmeldungen verarbeitet werden? Eine Demo mit realen Anwendungsfällen ist aussagekräftiger als eine reine Funktionsübersicht.

3. Betriebsmodell & Updates

abas ERP wird in unterschiedlichen Betriebsmodellen angeboten, darunter der Betrieb auf eigener Infrastruktur sowie Cloud-Varianten. Welche Möglichkeit am besten passt, sollte anhand von Anforderungen an Verfügbarkeit, Datenhaltung, interne IT-Ressourcen und technische Verantwortlichkeiten entschieden werden.

Wie bei anderen ERP-Systemen für die Fertigung sind auch bei abas ERP Versionswechsel und Updates sorgfältig zu planen. Dabei spielen individuelle Anpassungen, Schnittstellen und angebundene Systeme eine Rolle. Unternehmen sollten klären, wie Updates getestet werden und welche internen Ressourcen für den laufenden Betrieb erforderlich sind.

4. Lizenzmodelle & Betriebskosten

abas ERP ist als Kauflizenz sowie über Miet- und Leasingmodelle erhältlich. Die Lizenzierung richtet sich nach der Anzahl gleichzeitiger Nutzer. Die abas Cloud Edition bündelt ERP-Software, Infrastruktur und Betriebsleistungen in einem Subscription-Angebot.

Die Gesamtkosten hängen vom Funktionsumfang, Betriebsmodell und Einführungsaufwand ab. Bei der Wirtschaftlichkeitsbewertung sollten auch messbare Effekte auf Kapazitätsplanung, Auftragsfortschritt und Nachkalkulation berücksichtigt werden.

Fazit: Die passende ERP-Software richtet sich nach Ihrem Unternehmen

Die fünf ERP-Systeme setzen unterschiedliche Schwerpunkte – von der Integration in bestehende IT-Strukturen über Warenwirtschaft und kaufmännische Prozesse bis hin zur komplexen Produktionsplanung. Entscheidend ist, wie gut das jeweilige System Ihre konkreten Anforderungen abbildet.

Prüfen Sie die infrage kommenden Lösungen anhand typischer Arbeitsabläufe aus Ihrem Unternehmen. So werden Unterschiede sichtbar, die ein reiner Funktionsvergleich kaum zeigt, und Sie schaffen eine fundierte Grundlage für Ihre Entscheidung.